ما هي الأسرار الخمسة لإتقان كيفية استخدام Box؟

آخر تحديث: 2024 أكتوبر 11

آههل مازلت تتبادل الملفات عبر البريد الإلكتروني؟ من فضلك فكر في سبب التوقف عن فعل ذلك.

كيفية استخدام البوكس

منذ وقت طويل، في اليوم الأخير من المشروع، سألت فجأة: "أين أحدث إصدار؟" أتذكر كم شعرت بفارغ الصبر عندما سئلت هذا السؤال. لم يكن لدي الكثير من الوقت لأضيعه. لذلك بدأت باستخدام Box وتغير الأمر بشكل كبير. أصبحت جميع ملفاتك الآن في مكان واحد ولم يعد هناك ما يدعو للقلق بشأن الفوضى.

بدون Box، أنت دائمًا معرض لخطر إتلاف المشاريع المهمة بسبب فقدان الملفات أو فشل التحكم في الإصدار.

هل قرأت هذا؟ ما هي النقاط الثمانية التي يجب أن تعرفها عند استخدام OneDrive؟

الدليل الكامل لاستخدام Box

صندوقهي أداة قوية لإدارة الملفات الموجودة في السحابة ومشاركتها والتعاون فيها. فهو يوفر للشركات والأفراد القدرة على تخزين الملفات بكفاءة والتفاعل مع العديد من الأجهزة والمستخدمين في الوقت الفعلي.

يوفر هذا الدليل إرشادات خطوة بخطوة حول كيفية حصول المستخدمين المبتدئين والمتوسطين على أقصى استفادة من Box. بعد قراءة هذه المقالة، ستتمكن من إتقان وظائف Box الأساسية والاستخدام المتقدم.

نظرة عامة على المربع

أولا وقبل كل شيء،صندوقافهم نوع الخدمة وكيف يمكنك استخدامها.

الملامح الرئيسية للصندوقعلى النحو التالي:

• سحابة التخزين: قم بتخزين ملفاتك في السحابة، ويمكن الوصول إليها من أي جهاز.
• مشاركة الملفات: مشاركة الملفات والمجلدات بسهولة بين المستخدمين.
• أدوات التعاون: تتيح وظائف تحرير الملفات والتعليق التعاونية التواصل الفعال مع أعضاء الفريق.
• セ キ ュ リ テ ィ 機能: يوفر إعدادات أمان متقدمة وإدارة امتيازات الوصول.

الاختلافات بين Box والخدمات السحابية الأخرى

خدمات التخزين السحابية الأخرى (مثل:في Google Drive،Dropbox )، صندوق على وجه التحديدللمؤسساتميزات تعاون ممتازة. تتضمن نقاط قوة Box إعدادات الوصول الدقيقة ومجموعة كبيرة من الأدوات لمساعدة الفرق الكبيرة على العمل بكفاءة أكبر.

الاستخدام الأساسي للصندوق

وسنشرح هنا الوظائف الأساسية لبرنامج Box بالترتيب. إذا كنت تستخدمه للمرة الأولى، فيرجى متابعة الخطوات بثقة.

كيفية إنشاء حساب

لاستخدام Box، عليك أولاً إنشاء حساب.

1. زيارة الموقع الرسمي: الموقع الرسمي لـ Open Box (https://www.box.com/).
2. إنشاء حساب جديد:انقر فوق الزر "تسجيل" في الزاوية اليمنى العليا وأدخل المعلومات المطلوبة (الاسم وعنوان البريد الإلكتروني وكلمة المرور).
3. اختر خطة: يمكنك اختيار خطة مجانية للاستخدام الشخصي أو خطة مدفوعة للشركات.
4. بريد التأكيد: سيتم إرسال رسالة تأكيد بالبريد الإلكتروني إلى عنوان بريدك الإلكتروني المسجل. انقر على الرابط الموجود في البريد الإلكتروني لتنشيط حسابك.

كيفية تحميل الملفات

بعد ذلك، دعونا نلقي نظرة على كيفية تحميل الملفات إلى Box.

1. قم بتسجيل الدخول إلى Box وانتقل إلى لوحة التحكم الرئيسية.
2. زر التحميل:انقر فوق الزر "تحميل" في أعلى يمين الشاشة.
3. اختيار الملف: حدد الملف الذي تريد تحميله من جهاز الكمبيوتر الخاص بك وانقر فوق "فتح".
4. سيتم حفظ الملف في المجلد المحدد.

إنشاء وتنظيم المجلدات

تعد بنية المجلد الفعالة أمرًا مهمًا لإدارة الملفات في Box.

1. إنشاء مجلد جديد: انقر فوق الزر "جديد" في الجزء العلوي الأيسر وحدد "مجلد".
2. أدخل اسم المجلد: قم بإنشاء اسم يناسب مشروعك أو غرضك.
3. السحب والإفلات: تنظيم الملفات عن طريق سحبها وإسقاطها في مجلدات جديدة.

ميزات الصندوق المتقدمة

بمجرد أن تتعرف على الأساسيات، يمكنك الانتقال إلى المزيد من الميزات المتقدمة. من الآن فصاعدًا، سنشرح بالتفصيل الميزات التي يمكنها تحسين كفاءة عملك، مثل مشاركة الملفات والتعاون وإعدادات الأمان.

مشاركة الملفات والتعاون

تسهل ميزات المشاركة القوية في Box تبادل الملفات والتعاون مع الآخرين.

1. كيفية مشاركة الملفات: حدد الملف الذي تريد مشاركته وحدد "مشاركة" من قائمة النقر بزر الماوس الأيمن.
2. إنشاء رابط: سيتم إنشاء رابط مشاركة، فأرسله إلى الطرف الآخر.
3. إعدادات إذن الوصول: يمكنك تخصيص أذونات الطرف الآخر للرابط، مثل ""يمكن التعديل"" أو ""العرض فقط"."

ميزات التعاون

يتمتع Box بالقدرة على التعاون في الملفات في الوقت الفعلي.

1. دعوة المتعاونين: أضف "المتعاونين" إلى المجلد أو الملف الذي تريد مشاركته ودعوة المتعاونين.
2. وظيفة التعليق: يمكنك مشاركة التعليقات بسهولة مع أعضاء الفريق من خلال ترك التعليقات على الملفات.
3. التحكم في الإصدار: يقوم Box تلقائيًا بحفظ سجل الإصدارات لملفاتك، حتى تتمكن من العودة إلى الإصدار السابق في أي وقت.

تثبيت محرك الصندوق

يتيح لك Box Drive الوصول إلى Box مباشرة من مستكشف الملفات بجهاز الكمبيوتر الخاص بك، مما يسمح لك بمعالجة الملفات الموجودة في السحابة كما لو كانت ملفات محلية.

1. تحميل بوكس ​​درايف: قم بتنزيل برنامج تثبيت Box Drive من موقع Box الرسمي.
2. イ ン ス ト ー ル: قم بتشغيل برنامج التثبيت واتبع التعليمات التي تظهر على الشاشة للتثبيت.
3. إعدادات المزامنة:افتح Box Drive، وحدد المجلد الذي تريد مزامنته، واحفظه محليًا.

ميزات أمان الصندوق

من الطبيعي أن نشعر بالقلق بشأن الأمان عند تخزين البيانات في السحابة. يوفر Box ميزات أمان متقدمة حتى تتمكن من استخدامه بثقة.

إدارة امتيازات الوصول

يتيح لك Box تعيين أذونات الوصول التفصيلية لكل ملف ومجلد.

1. إعدادات الأذونات: انقر بزر الماوس الأيمن فوق المجلد أو الملف وحدد "الأذونات" من "الإعدادات".
2. تعيين الامتيازات لكل مستخدم: قم بتعيين الأذونات وفقًا لدور كل مستخدم، مثل المحرر والعارض والقائم بالتحميل وما إلى ذلك.

إعداد المصادقة الثنائية

لمزيد من الأمان، يوصي Box بإعداد المصادقة الثنائية (2FA).

1. الوصول إلى إعدادات الأمان: افتح علامة التبويب "الأمان" في إعدادات الحساب.
2. تمكين المصادقة الثنائية: سجل رقم هاتفك المحمول وأدخل رمز التحقق الذي تم إرساله عند تسجيل الدخول.

أمثلة على استخدام الصندوق

أخيرًا، دعونا نلقي نظرة على كيفية استخدام Box عمليًا.

إدارة مشروع الفريق

يعد Box مثاليًا لإدارة المشاريع لأنه يمكن لعدة أشخاص الوصول إلى الملفات في وقت واحد وتحريرها والتعليق عليها في الوقت الفعلي. من خلال قيام كل عضو بتحميل الملفات ومشاركة تقدمه على Box، يمكنك تقليل عمليات تبادل البريد الإلكتروني غير الضرورية.

الاستفادة منها في العمل عن بعد

مع زيادة العمل عن بعد، يسهل Box التعاون مع أعضاء الفريق المتوزعين جغرافيًا. يمكن إدارة الملفات مركزيًا على السحابة، بحيث يمكن للفريق بأكمله العمل أثناء الإشارة إلى نفس المواد بغض النظر عن الموقع.

ま と め

Box هي خدمة تخزين سحابية يمكن استخدامها لمجموعة واسعة من الأغراض، بدءًا من المستخدمين الفرديين وحتى المؤسسات الكبيرة. بدءًا من تحميل الملفات الأساسية ومشاركتها وحتى التعاون الجماعي والأمان المحسّن، يمكنك زيادة كفاءتك بشكل كبير. يرجى الرجوع إلى هذه المقالة للحصول على أقصى استفادة من Box!

مثير للاهتمام، أليس كذلك؟ يرجى تجربة Box في عملك الخاص.

يوفر مخطط المعلومات هذا شرحًا موجزًا ​​وفهمًا لميزات Box الرئيسية.

جدول مقارنة ميزات الصندوق

ينظم الجدول أدناه الوظائف الرئيسية لبرنامج Box ويلخص النقاط المفيدة للاستخدام التجاري والشخصي بطريقة سهلة الفهم. تشرح الملاحظات الموجزة الاختلافات والخصائص لكل وظيفة.

استخدم هذا الجدول كمرجع لاختيار خطة Box التي تناسب احتياجاتك بشكل أفضل والاستفادة منها بشكل أكبر.

طرق مبتكرة لإتقان الصندوق

Box هو أكثر من مجرد أداة لإدارة الملفات. إنها منصة قوية للشركات اليوم لمشاركة الملفات الرقمية بشكل آمن في السحابة والتعاون بشكل فعال مع فرقهم. ومع ذلك، فإن الكثير من الناس لا يدركون إمكاناتهم الحقيقية.

سنتعمق هنا في الاستخدامات المتقدمة لـ Box التي لا يتم تناولها غالبًا في أي مكان آخر، وسنوضح لك كيفية زيادة كفاءة عملك إلى الحد الأقصى.

الطرق الأكثر فعالية لاستخدام Box والتي غالبًا ما يتم التغاضي عنها

يجعل Box مشاركة الملفات مع فريقك سلسة بشكل لا يصدق. فقط تخيل. لا مزيد من إهدار البريد الإلكتروني أو التحكم في الإصدار المربك، ويمكن للجميع الوصول إلى أحدث المواد. دعونا الآن نلقي نظرة على الخطوات التي يمكنك اتخاذها لتحقيق ذلك.

قم بتحسين الإنتاجية بشكل كبير مع تطور Box AI

أحدث تطور للصندوق هووظائف الذكاء الاصطناعي (AI).إنه تكامل وهذا يقلل بشكل كبير من العمل اليدوي الشاق.

على سبيل المثال، يمكن استخدام الذكاء الاصطناعي لاستخراج العقود التي تقترب من تواريخ انتهاء الصلاحية تلقائيًا، أو لتصنيف المستندات تلقائيًا بناءً على كلمات رئيسية محددة. وهذا يقلل بشكل كبير من الوقت الذي يستغرقه إدخال البيانات وتنظيم المستندات.

على سبيل المثال، في Box، يقوم الذكاء الاصطناعي تلقائيًا باستخراج البيانات التعريفية للعقد وتنظيم المعلومات وحفظها مثل تاريخ العقد والأطراف المعنية وشروط التجديد. تعمل هذه العملية على تحسين إمكانية البحث وتمنحك إمكانية الوصول الفوري إلى المعلومات التي تحتاجها. كما أنه يمنع تجديد العقود عن طريق إرسال تنبيهات تلقائيًا بشأن المواعيد النهائية المهمة للعقد.

بالإضافة إلى ذلك، يساعد Box AI في إصدار العقود وتقييم المخاطر، مما يسمح لك بالتعرف بسرعة على تاريخ مراجعة البنود المهمة والمخاطر القانونية المحتملة. وهذا يساعد على ضمان أن تكون عقودك متوافقة دائمًا وتتجنب المشاكل القانونية.

ويمكن الاطلاع على مزيد من المعلومات على الرابط أدناه:

• تعرف على المزيد حول إدارة عقود الصناديق
• تحويل الذكاء الاصطناعي وإدارة العقود

الأتمتة مطلوبة في مكتب المستقبل: يمكن للذكاء الاصطناعي أتمتة سير العمل دون الاعتماد على العمل اليدوي، ويأتي الذكاء الاصطناعي الذي توفره شركة Box في المقدمة. على سبيل المثال، من الممكن إنشاء نظام يطالب بالتجديد تلقائيًا دون فقدان تاريخ انتهاء العقد. وهذا يمنع الأخطاء والسهو ويحسن الكفاءة التشغيلية بشكل كبير.

ميزات حماية بيانات Box: الأمان والامتثال

يتمتع Box بميزات أمان قوية للشركات. على سبيل المثال،صندوق KeySafeيسمح لك بحماية بياناتك باستخدام مفاتيح التشفير الخاصة بالشركة. علاوة على ذلك،الشراكة مع جوجل كلاوديتيح نقل الملفات بسرعة وآمنة بين مراكز البيانات المتعددة.

التفاصيل تجدونها على الرابط أدناه:

• تعرف على المزيد حول التكامل بين Box KeySafe وGoogle Cloudâ € <
• شراكة Box وGoogle Cloudâ € <

يعد الحفاظ على الأمان والامتثال أمرًا ضروريًا للشركات. باستخدام Box، يمكنك التحكم في إصدارات المستندات والتحكم في امتيازات وصول المستخدم بالتفصيل، مما يقلل بشكل كبير من مخاطر مشاركة المعلومات غير الصحيحة وتسرب المعلومات.

أسرار إدارة المشاريع مع Box

ومن مميزات Box المخفية التي لا يعرفها الكثيرون:ميزات إدارة المشاريع المتقدمةيكون. يتكامل Box أيضًا مع Google Workspace وOffice 365 للتحرير التعاوني والتعليقات في الوقت الفعلي. وهذا يتيح التعاون السلس بين الفريق حتى عند العمل عن بعد.

على سبيل المثال، يمكن للفريق بأكمله الوصول إلى مجلدات محددة لكل مشروع، ويتم توفير لوحات المعلومات لفهم تقدم كل عضو بسهولة. ويساعد هذا في إبقاء الجميع يعملون في نفس الاتجاه مع الحد الأدنى من الإزعاج لفريقك.

كيفية استخدام Box المستفادة من الفشل

في الماضي، كنت أعتمد كثيرًا على تبادل الملفات عبر البريد الإلكتروني، مما أدى إلى تأخير التقدم في المشاريع المهمة وتسبب في تفويت المواعيد النهائية. وذلك عندما قررت أخيرًا استخدام Box. ونتيجة لذلك، تتم إدارة جميع الملفات مركزيًا ويمكن مشاركتها في الوقت الفعلي، مما يؤدي إلى زيادة إنتاجية الفريق بشكل كبير. ومن هذه التجربة، تعلمت كيف يمكن أن يكون لتطبيق الأدوات الصحيحة تأثير على الكفاءة التشغيلية.

أسئلة وأجوبة (FAQ)

1. هل يمكنك حقًا استخدام وظائف الذكاء الاصطناعي الخاصة بـ Box؟

بالطبع. إنه سهل الاستخدام بشكل لا يصدق ويقوم تلقائيًا باستخراج البيانات التعريفية للوثيقة وتصنيفها إلى الفئات الأكثر ملاءمة. قل وداعًا لوضع العلامات اليدوي الممل.

2. هل سيؤدي استخدام Box إلى إرباك أعضاء فريقي؟

في الحقيقة، الأمر عكس ذلك. يتمتع كل شخص بإمكانية الوصول إلى نفس الملفات ويرى دائمًا الإصدار الأحدث، مما يقلل من الارتباك بشكل كبير.

3. أنا قلق بشأن الأمن. هل الصندوق آمن حقًا؟

نعم، أنها آمنة جداً. يتمتع Box بتقنية تشفير متقدمة وقدرات للتحكم في الوصول، ويستفيد من البنية التحتية لـ Google Cloud لحماية البيانات حول العالم.

4. ماذا يمكنني أن أفعل من خلال الربط بـ Google Workspace؟

التكامل مع Google Workspaceيمكنك الآن إنشاء مستندات وجداول بيانات Google وتعديلها مباشرةً داخل Box، مما يجعلها أكثر كفاءة.

5. هل هناك أي نصائح لإدارة الملفات في Box؟

تأكد من تنظيم بنية المجلد بشكل صحيحهي النقطة. من خلال تقسيم المجلدات وإعدادات الأذونات المناسبة، يمكن لأي شخص العثور بسهولة على الملفات التي يحتاجها.

ま と め

إن الحصول على أقصى استفادة من Box يجعل إدارة الملفات والتعاون الجماعي أمرًا سهلاً وفعالاً بشكل لا يصدق. يمكنك أتمتة العمليات التجارية وزيادة الإنتاجية بشكل كبير باستخدام Box AI وميزات الأمان المتقدمة والتكامل السلس مع Google Workspace. لم يعد عدم استخدام Box خيارًا.

فكر في الأمر. ما هي المهام التي تضيع وقتك؟ وكم من الأشياء الأكثر قيمة التي ستتمكن من قضاء وقتك فيها إذا تركتها؟

إذا كان لديك الوقت، يرجى قراءة هذا أيضا. مقارنة 5 أدوات لإدارة المستندات: أيهما أفضل بالنسبة لك؟

• انقر هنا للحصول على قائمة بالمقالات المتعلقة بكيفية استخدام أدوات الإنتاجية
• انقر هنا للحصول على قائمة بالمقالات المتعلقة بإدارة الوقت
• العيش بشكل ألطف على قلبك وكوكبك: كيفية ممارسة اليقظة الذهنية وأسلوب حياة مستدام