يرجى الاستمتاع بالمقالات المصممة بعناية والتي تتحدى الحس السليم وتعتز بدفء المنتجات المصنوعة يدويًا.
آخر تحديث: 2024 أكتوبر 11
آههل مازلت تبحث في الملفات في كل مكان في عملك اليومي؟ لماذا لا تنتهي من هذا الوقت الضائع؟
![]() |
كيفية استخدام شيربوينت |
في الماضي، كنت منزعجًا أيضًا من كمية المستندات المتناثرة حول كل مشروع. لقد واجهت العديد من نوبات الهلع قرب المواعيد النهائية لأنني لم أتمكن من العثور على المعلومات التي أحتاجها. ومع ذلك، تغيرت الأمور تمامًا بعد أن اكتشفت SharePoint. يعمل كل فرد في الفريق في نفس المكان، والمعلومات منظمة، ونحن فعالون بشكل لا يصدق.
يرجى التفكير في الامر. إذا استخدمت هذه الأداة، فسوف تتحرر من التوتر غير الضروري وستكون قادرًا على ذلك仕事يمكنك التركيز على إذا كنت لا تستخدمه،في كل مرة تبحث فيها عن معلومات، فإنك تخاطر بخسارة وقت ثمين وثقة، مما يؤدي إلى انخفاض أداء الفريق.
هل قرأت هذا؟ مقارنة شاملة بين 5 أدوات لإدارة الملاحظات! أيهما أفضل بالنسبة لك؟
كيفية استخدام SharePoint: دليل كامل للمستخدمين المبتدئين والمتوسطين
1. أولا وقبل كل شيء
SharePointعبارة عن منصة سحابية قوية تقدمها Microsoft. وخاصة في عالم الأعمال، يتم استخدامه على نطاق واسع كأداة تعمل على تحسين كفاءة إدارة المستندات وتعاون الفريق بشكل كبير. إذا كنت ترغب في مشاركة الملفات والحفاظ على تشغيل المشاريع بسلاسة في عملك اليومي، فإن SharePoint هو الأداة المثالية.
لماذا يجب عليك استخدام SharePoint؟ تكمن الإجابة في المرونة المستندة إلى السحابة، والقدرة على تعزيز التعاون الجماعي، والتحكم المركزي في المعلومات.
في هذه المقالة، سنشرح بشكل شامل أساسيات SharePoint وتطبيقاته. من خلال قراءة هذا، سوف تكون قادرًا على تصور كيفية استخدامه في عملك اليومي، ويجب أن تكون قادرًا على وضعه موضع التنفيذ على الفور.
2. الوظائف الأساسية لـ SharePoint
نظرة عامة على SharePoint
SharePoint عبارة عن نظام أساسي يساعد الشركات على مشاركة المعلومات وإدارة الملفات والتعاون. يتيح ذلك للمستخدمين العمل بسلاسة عبر مشاريع وفرق متعددة ويمنع تشتت المعلومات.
المزايا المستندة إلى السحابة
يعتمد SharePoint على السحابة، لذا يمكن الوصول إليه من أي مكان، داخل المكتب أو خارجه. يمكنك أيضًا التعاون في المستندات في الوقت الفعلي، مما يجعل العمل الجماعي أكثر كفاءة. علاوة على ذلك، يتم دائمًا نسخ البيانات الموجودة في السحابة احتياطيًا بشكل تلقائي وتكون آمنة تمامًا.
إدارة الوثائق
كيفية استخدام مكتبة المستندات
تعمل مكتبات مستندات SharePoint على مركزية الملفات والوصول إليها بسهولة عبر مؤسستك. ما عليك سوى إنشاء مكتبة جديدة، وتحميل ملفاتك، ويمكن لأي شخص عرضها وتحريرها. تعتبر عمليات السحب والإفلات سهلة، لذا يمكن حتى للمبتدئين استخدامها على الفور.
إعدادات مشاركة المستندات والأذونات
إذا كنت تريد مشاركة الملفات مع أشخاص خارج فريقك، فإن SharePoint يسهل عليك الأمر. عند نشر الروابط ومشاركتها، يمكنك تعيين أذونات وصول تفصيلية لكل مستخدم، مثل أذونات العرض فقط أو أذونات التحرير. ويساعدك هذا على تجنب مخاطر تحرير المعلومات الحساسة عن طريق الخطأ، بحيث يمكنك استخدامها بثقة.
3. تعاون الفريق في SharePoint
إنشاء وتخصيص موقعك
يسهل SharePoint إنشاء مواقع مخصصة لفريقك وتنظيم مشاريعك ومعلوماتك في مكان واحد. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تخصيص التصميم ليتناسب مع العلامة التجارية لشركتك من خلال الشعارات والألوان للحصول على مظهر متسق واحترافي.
موقع الاتصالات وموقع الفريق
موقع التواصلهو موقع يهدف في المقام الأول إلى نشر المعلومات. يعد هذا مفيدًا لمشاركة المعلومات بشكل أحادي الاتجاه عبر المؤسسة، مثل الأخبار على مستوى الشركة أو التقارير المرحلية للمشروع.
موقع الفريقهو موقع حيث يمكن للأعضاء التفاعل والتعاون في الوقت الحقيقي. قم بإنشاء موقع مخصص لكل مشروع، مثالي لمشاركة الملفات وإدارة المهام.
الاختلافات واستخدام كل منهما
تتعلق مواقع الاتصال بشكل أساسي بمشاركة المعلومات، بينما تتعلق مواقع الفرق بشكل أساسي بالتعاون. من المفيد استخدام موقع اتصال إذا كنت تريد إرسال معلومات، وموقع فريق إذا كنت بحاجة إلى عدة أشخاص للعمل معًا.
4. ميزات SharePoint المتقدمة
أتمتة سير العمل
تتيح لك وظيفة سير العمل في SharePoint أتمتة عمليات الموافقة وإدارة تقدم المهام. على سبيل المثال، يمكنك إعداد تدفق الموافقة على المستند لإرسال طلبات المراجعة تلقائيًا إلى مديرين متعددين وتتبع التقدم حتى الموافقة النهائية. باستخدام هذه الميزة، يمكنك التخلص من العمل اليدوي وتحسين كفاءة العمل بشكل أكبر.
التكامل بين SharePoint وMicrosoft 365
كيفية الارتباط مع Outlook وTeams
يتكامل SharePoint بعمق مع Microsoft 365. قم بتحميل المستندات إلى SharePoint مباشرة من Outlook أو قم بمشاركة الملفات ذات الصلة على الفور أثناء محادثة Teams. يلغي هذا التعاون الحاجة إلى التنقل بين الأدوات المختلفة ويسمح بمواصلة العمل بسلاسة.
الاختلافات والتعاون مع OneDrive
ون درايفمن المهم أيضًا معرفة الفرق بين SharePoint وSharePoint. OneDrive هو في المقام الأول تخزين سحابي للاستخدام الشخصي، في حين أن SharePoint مناسب لمشاركة الملفات عبر الفرق والمؤسسات. ومع ذلك، يمكنك أيضًا مشاركة ملفات OneDrive مع SharePoint، حتى تتمكن من تحقيق أقصى قدر من الكفاءة باستخدام طرق مختلفة.
5. نصائح حول كيفية استخدام SharePoint بكفاءة
نصائح للبحث عن الملفات
يتمتع SharePoint بوظيفة بحث قوية، ولكن يمكنك استخدامها بكفاءة أكبر إذا كنت تعرف بعض الحيل. على سبيل المثال، يمكنك البحث في الموقع بأكمله حسب الكلمة الرئيسية، وليس فقط مجلد معين، واستخدام وظيفة التصفية لتضييق نطاق البحث حسب التاريخ أو المحرر.
الاستفادة من التحكم في الإصدار
يقوم SharePoint تلقائيًا بحفظ محفوظات الإصدارات لجميع المستندات. يتيح لك ذلك العودة بسهولة إلى الإصدار السابق، ولا داعي للقلق إذا قمت بالكتابة فوق ملف عن طريق الخطأ. ومن خلال الاستفادة الكاملة من التحكم في الإصدار، يمكنك دائمًا مشاركة أحدث وأدق المعلومات مع فريقك.
الأمن والنسخ الاحتياطي
SharePoint محمي بأمان Microsoft القوي. بالإضافة إلى تعيين الأذونات، يتم نسخ البيانات احتياطيًا تلقائيًا، مما يسمح لك بالاستجابة بسرعة في حالة فقدان البيانات. يمكنك أيضًا تعيين حماية كلمة المرور وربط تواريخ انتهاء الصلاحية للملفات التي تحتوي على معلومات حساسة.
6. ملخص
يعد SharePoint أداة قوية لمشاركة المعلومات والتعاون بين أعضاء الفريق. بدءًا من إدارة المستندات الأساسية وحتى أتمتة سير العمل المتقدمة، فهو يأتي مزودًا بالعديد من الميزات التي يمكن أن تساعدك على تحسين كفاءة عملك.
استخدم هذه المقالة كمرجع وابدأ في التفكير في الميزات المفيدة لعملك. ثم، خطوة بخطوة، استفد من الميزات لتحقيق أقصى استفادة من SharePoint وتحسين إنتاجية فريقك.
![]() |
يشرح مخطط المعلومات هذا بشكل مرئي كيفية استخدام SharePoint بشكل فعال. |
مقارنة وظائف SharePoint: قائمة الأدلة حسب سيناريو الاستخدام
--استراحة صغيرة: الإشعارات والطلبات--
آمل أن يكون هذا المقال مفيدًا بعض الشيء.
في هذا الموقع، يقدم المؤلفون ذوو المعرفة المتخصصة معلومات وخبرات قيمة من وجهات نظرهم الفريدة. يرجى الزيارة مرة أخرى ووضع إشارة مرجعية.
إذا أعجبك هذا الموقع، الرجاء الضغط على زر الدعم! 😊
سيساعد دعمك في استمرار تشغيل الموقع.
فيما يلي قائمة مختصرة بميزات SharePoint الرئيسية وسيناريوهات استخدامها. يمكنك معرفة الميزات التي تناسب احتياجاتك بسرعة.
وظيفة | استعمال | السيناريو الموصى به | تصريحات |
---|---|---|---|
مكتبة المستندات | إدارة الملفات ومشاركتها والتعاون فيها | مشاريع الفريق والتعاون بين الإدارات | وظيفة التحكم في الإصدار قوية |
موقع التواصل | تبادل المعلومات ونشر المعلومات في اتجاه واحد | إعلانات للشركة بأكملها، إعلانات مهمة | حافظ على الاتساق عبر مؤسستك |
موقع الفريق | إدارة تقدم المشروع ومشاركة المهام | تعاون فريق صغير، وإدارة المشاريع | التواصل في الوقت الحقيقي بين الأعضاء ممكن |
أتمتة سير العمل | أتمتة المهام الروتينية، وتوحيد العمليات | الموافقة على الوثيقة، وإدارة تقدم المهمة | مفيدة للعمليات التجارية الفعالة |
باور آبساندماج | إنشاء وتخصيص التطبيقات الخاصة بالأعمال | المشاريع ذات تدفقات عمل محددة | لا حاجة إلى معرفة البرمجة |
التعاون مع الفرق | الدردشة وتكامل مشاركة المستندات | محادثات الفريق والاجتماعات والتحرير في الوقت الفعلي | مشاركة الملفات بسهولة |
ون درايفبالتعاون مع | إدارة السحابة ومشاركة الملفات الشخصية | إدارة ملفات العمل الشخصية، والنسخ الاحتياطي البسيط | يعمل بسلاسة مع SharePoint |
وظيفة البحث عن الملفات | بحث سريع، والتصفية | إدارة المعلومات في مشاريع متعددة | مرشحات البحث القابلة للتخصيص |
استخدم هذا الجدول لمعرفة كيفية الاستفادة من ميزات SharePoint في مواقف مختلفة.
كيفية استخدام SharePoint: الخطوة التالية لفتح إمكانيات لا حصر لها
Sإن harePoint أكثر من مجرد أداة لإدارة المستندات. إنها منصة قوية لإدارة المعلومات، وتعزيز التعاون بين الفرق، وحتى ابتكار كل جانب من جوانب عملك. ومع ذلك، قد لا تتمكن من الاستفادة الكاملة من قوتها الحقيقية حتى الآن.
وهنا لن نقتصر على "كيفية الاستخدام" بشكل عام.وجهة نظر فريدة من نوعهاسوف نتعمق في كيفية استخدام SharePoint ونقدم طرقًا محددة لتحسين إنتاجية مؤسستك ومشاريعك.
مستقبلك: يتم تنظيم المعلومات، وتشعر الفرق بالارتباط، وكل شيء يسير بسلاسة.
فقط تخيل. يتم تنظيم المعلومات بشكل طبيعي ويمكنك الحصول على المعلومات التي تحتاجها على الفور. يمكن لأعضاء الفريق التركيز على عملهم دون تردد، وليس هناك حاجة لإعادة صياغة غير ضرورية. يحمل SharePoint المفتاح لجعل هذا المستقبل حقيقة واقعة.
اجعل SharePoint هو "عقل" عملك: حقق أقصى استفادة من الأتمتة والذكاء الاصطناعي
يعد SharePoint أكثر من مجرد مستودع للبيانات؛ فهو بمثابة "العقل" لشركتك. من خلال الاستفادة من الذكاء الاصطناعي (AI) وإمكانيات الأتمتة، يمكنك التخلص من المهام المتكررة غير الضرورية وأتمتة تدفق عملك.
على سبيل المثال، يمكن أن تؤدي أتمتة عمليات إرسال التقارير والمراجعات المنتظمة باستخدام تدفقات SharePoint إلى تقليل العمليات اليدوية بشكل كبير. كما لو أن يدًا خفية تتعامل مع عملك، فإن المهام المهمة ستتقدم تلقائيًا، مما يسمح لك بالتركيز على العمل الأكثر إبداعًا وأهمية.
حلول مستقبلية
إذا كنت تفكر، "لكن الذكاء الاصطناعي يبدو صعبًا..."، فلا تقلق. توفر Microsoft أدوات بديهية وسهلة الاستخدام تسهل على أي شخص الاستفادة من إمكانات الذكاء الاصطناعي في SharePoint.
الاستفادة من نهر المعلومات: لا تفوت فرصة الاستفادة من إمكانات الرؤى الذكية التي يوفرها SharePoint
تعرف على كيفية الاستفادة من إمكانات الرؤى الذكية في SharePoint للحصول على المعلومات الصحيحة دون الغرق في بحر من المعلومات. تتعرف هذه الميزة على المستندات والملفات المهمة التي تستخدمها بشكل متكرر وتوفر المحتوى الموصى به. بمعنى آخر، يصبح SharePoint بمثابة "بواب المعلومات"، مما يساعدك على التأكد من عدم تفويت أي شيء مهم.
المفتاح ليس مجرد جمع المعلومات، ولكن الحصول على المعلومات الصحيحة في الوقت المناسب.. وهذا يحسن بشكل كبير سرعة ودقة اتخاذ القرار.
توحيد فريقك حقًا: قم بإنشاء أدوات مخصصة باستخدام SharePoint وPowerApps
كل منظمة لديها احتياجات وتدفقات مختلفة. يمكنك الآن الجمع بين SharePoint وPowerApps لإنشاء تطبيقات مخصصة لفريقك فقط. يتيح لك ذلك إنشاء مسارات عمل مُحسّنة لمهام محددة، ويقلل بشكل كبير من العمل غير الضروري وسوء الفهم.
قوة التخصيص المتقدم
بدلاً من الاعتماد فقط على الميزات القياسية، يمكنك زيادة الإنتاجية بشكل كبير من خلال تطوير الأدوات المصممة خصيصًا للطريقة التي يعمل بها فريقك. حتى إذا لم تكن لديك مهارات البرمجة، يمكنك تخصيصها بسهولة باستخدام PowerApps.
الدروس المستفادة من التحديات والإخفاقات: قصص حول كيفية إدارة فوضى المعلومات
كان لدي مشروع ذات مرة حيث كنت أتعامل مع مئات الملفات وعدد لا يحصى من رسائل البريد الإلكتروني. كل يوم، تضيع وقتًا ثمينًا في البحث عن معلومات مهمة، مما يجعل مشروعك أكثر إرباكًا من المضي قدمًا. لقد كانت حقا "فوضى المعلومات".
ولذلك، استخدمنا SharePoint لتنظيم كافة المعلومات وتعيين أذونات الوصول لكل مهمة. ونتيجة لذلك، سار المشروع بسلاسة وتمكن جميع أعضاء الفريق من الوصول إلى المعلومات التي يحتاجون إليها دون تردد. وكان هذا التغيير حقا تغيير قواعد اللعبة.
الأسئلة المتداولة: الاستخدام المتقدم لـ SharePoint
س1: أيهما أكثر كفاءة، SharePoint أم البريد الإلكتروني؟
ج1: على الرغم من أن البريد الإلكتروني يتطلب الكثير من الوقت للبحث، فإن SharePoint هو المكان الذي تنتظرك فيه المعلومات التي تحتاجها. سوف يبدو البريد الإلكتروني وكأنه وسيلة اتصال قديمة!
س2: هل ميزات التشغيل الآلي لـ SharePoint سهلة الاستخدام؟
ج2: قد تبدو الأتمتة بمثابة خيال علمي، ولكن يمكن تحقيق إمكانات الأتمتة في SharePoint بضغطة زر واحدة. مثل السحر!
س3: ماذا يمكنك أن تفعل بجانب إدارة المستندات؟
ج3: يعد SharePoint أكثر من مجرد إدارة للمستندات، فهو أيضًا المكتب الافتراضي لفريقك. تشعر وكأنك تجلس على المكتب بجانبك حتى عندما لا تكون في المكتب!
س4: هل يمكنني إدارة عدة مشاريع في نفس الوقت؟
ج4: نعم، هذا ممكن مع SharePoint. يمكنك التبديل بسلاسة بين مشاريع متعددة كما لو كنت تقود السيارة على "الطريق السريع للمشروع".
س5: أليس SharePoint أداة صعبة؟
ج5: إنها البداية فقط التي تبدو صعبة. وبمجرد أن تعتاد عليه، سيصبح الأمر طبيعيًا مثل ركوب الدراجة. حسنًا، قد يكون الأمر أسهل من الدراجة!
التعلم من الفشل: قصة كيف أدى قبول التغيير إلى النجاح
عندما قدمنا SharePoint لأول مرة، كانت هناك بعض الأسئلة داخل الفريق، مثل "هل يمكننا حقًا استخدام هذه الأداة؟" ومع ذلك، عندما جربنا إدارة المستندات المركزية، لاحظ الجميع على الفور الفوائد من خلال التخلص من ضغوط البحث عن الملفات. الآن، تحسن سير العمل لدينا بشكل كبير ولم نتمكن من تخيل القيام بذلك بدون SharePoint.
ملخص: مستقبل SharePoint وما يجب فعله بعد ذلك
فقط تخيل. فريق حيث كل شيء يسير بسلاسة مع معلومات منظمة بشكل مثالي. سيكون لديك بيئة يمكنك من خلالها التركيز على ما يخلق القيمة حقًا دون التعرض لضغوط الوقت. لا يقتصر استخدام SharePoint على تحسين العمليات التجارية فحسب. إنها أداة قوية للارتقاء بعملك بأكمله خطوة إلى الأمام.
وفكر في الأمر هنا. لماذا تجاهلنا هذا الاحتمال حتى الآن؟ هل قررت ما يجب عليك فعله لإطلاق العنان للقوة الحقيقية لهذه الأداة التي لديك بالفعل؟
إذا كان لديك الوقت، يرجى قراءة هذا أيضا. كيفية استخدام Confluence | هل يمكنك حقًا جعله أكثر كفاءة من خلال 7 نصائح؟
- انقر هنا للحصول على قائمة بالمقالات المتعلقة بكيفية استخدام أدوات الإنتاجية
- انقر هنا للحصول على قائمة بالمقالات المتعلقة بإدارة الوقت
- العيش بشكل ألطف على قلبك وكوكبك: كيفية ممارسة اليقظة الذهنية وأسلوب حياة مستدام
تحقق من مقالات أخرى مثيرة للاهتمام.
إذا كان لديك أي مخاوف،خدمة الاستشارة المجانيةيرجى الاستفادة منه أيضا!
بالإضافة إلى ذلك، يمكنك التعرف على جميع الخدمات التي نقدمها هنا.
عرض صفحة قائمة الخدمة
لمن يريد أن يبدأ الآن:
يمكنك أنت أيضًا الانضمام إلى "برنامج Brain ATM" واتخاذ الخطوة الأولى نحو تحقيق الدخل!
عرض تفاصيل برنامج Brain ATM
يمكنك الاستمتاع بمواضيع مختلفة حسب ما يسمح به وقتك.
انقر هنا للحصول على قائمة القائمة فئة
المقالات الموصى بها من قبل المحرر:
- "قصة قصيرة من منظور فريد: أنا قدم رياضي."
- "العلاقة التعاونية بين الذكاء الاصطناعي والبشر: مستقبل نفهم فيه المخاطر وننمو معًا"
- التدريب على الحياةとالتدريب على الأعمال التجاريةقائمة المقالات ذات الصلة
*القصص القصيرة الواردة في هذه المدونة خيالية. ليس لها علاقة بأي شخص حقيقي أو منظمة أو حادثة.
انقر هنا للحصول على الصفحة العليا
لا تضغط على هذا الزر إلا إذا كنت مستعدًا لاتخاذ إجراء.
لأن وقتك قد يضيع.