Soyez plus efficace avec Google Workspace ! Quels sont les 7 secrets pour ne pas s’organiser ?

En continuant à lire ce blog, vous acceptez notre politique de confidentialité. Pour plus de détailsiciS'il vous plaît voir le.
Profitez d'articles soigneusement conçus qui défient votre bon sens et chérissez la chaleur des produits faits à la main.

Dernière mise à jour : 2024 septembre 10

N'en avez-vous pas marre de devoir organiser les choses chaque jour ? Avant, je me sentais submergé par une énorme quantité d’e-mails et de fichiers. Je perdais du temps à chercher encore et encore les mêmes fichiers, ce qui me frustrait. Vous serez peut-être surpris, mais dès que j’ai arrêté « d’organiser » les choses, mon efficacité a considérablement augmenté.

Écran du tableau de bord Google Workspace. Cette image explique 7 secrets pour atteindre l'efficacité sans dépendre de l'organisation de Gmail, Drive ou de l'agenda.
Comment organiser sans organiser à l'aide de Google Workspace

Perdez-vous encore votre temps en organisation inutile ? Je vais vous dire pourquoi vous devriez reconsidérer votre approche maintenant.

Pensez-y, pourquoi est-il plus efficace de ne pas s’organiser ?

Si vous n'utilisez pas des « techniques d'organisation qui n'organisent pas », vous passerez beaucoup de temps à rechercher des informations importantes et vous serez exposé à la peur de respecter les délais chaque jour.

Avez-vous lu ceci ? Aimeriez-vous trouver un objectif qui vous passionne sans vous lasser de 20 questions ?

Un guide complet pour « organiser sans organiser » avec Google Workspace

Avez-vous déjà vécu cette expérience où la charge de travail ne cesse d'augmenter et où vous êtes obligé de garder les choses organisées ? C'est tout à fait vrai. Même en utilisant des outils numériques, le travail d’organisation détaillé prend souvent du temps. Cependant, il existe un moyen plus simple d’éviter une organisation inutile et de travailler plus efficacement. C'est "Comment s'organiser sans organiser」で す.

Dans cet article,Espace de travail GoogleIntroduction d'une «technique d'organisation qui n'implique pas d'organisation». En maîtrisant les outils de Google Workspace, vous pouvez accéder rapidement aux informations dont vous avez besoin sans perdre de temps à les organiser. De plus, la méthode est simple. Vous pourrez travailler plus efficacement sans perdre de temps à vous organiser.

Jetons un coup d'œil à la méthode spécifique.


Quelle est la technique d’organisation qui n’implique pas d’organisation ?

Google Workspace résout le sens de « ne pas organiser »

Quand on entend l’expression « s’organiser sans organiser », cela peut paraître un peu étrange. Organiser signifie généralement séparer les fichiers et les e-mails afin qu'ils puissent être retrouvés rapidement en cas de besoin. Cependant, les hommes d’affaires modernes sont entourés de tellement d’informations et de tâches qu’il est inefficace de les organiser manuellement en permanence.

C'est là que les fonctionnalités de Google Workspace entrent en jeu. Par exemple, des outils tels que Gmail, Google Drive et Google Keep disposent de fonctions qui organisent automatiquement les informations sans que vous ayez à les organiser. Tout l'intérêt de cette technique d'organisation est que l'outil organise automatiquement votre travail afin que vous puissiez accéder rapidement à ce dont vous avez besoin, même lorsque vous n'êtes pas organisé.

Raisons pour éviter une organisation inutile et gérer efficacement les informations

Un autre point est que la surorganisation peut en réalité être une perte de temps. Si vous divisez vos dossiers en trop de parties, oubliez-vous parfois où vous rangez les choses ? L'organisation peut même être stressante.

"Organiser sans organiser" utilise les fonctionnalités de recherche et d'organisation automatique de Google Workspace pour vous aider à trouver instantanément les informations dont vous avez besoin sans recourir à des dossiers ou à des balises. De cette façon, vous pouvez éviter les tracas inutiles et vous concentrer sur le travail qui compte vraiment.


Méthodes spécifiques pour organiser sans organiser à l'aide de Google Workspace

Organisez-vous automatiquement avec les étiquettes et les filtres de Gmail

Gmail comprend des étiquettes et des filtres. En les utilisant, vous pouvez trier automatiquement les e-mails entrants et créer un état dans lequel vous pouvez trouver rapidement l'e-mail dont vous avez besoin. Par exemple, il est facile d'étiqueter automatiquement les e-mails d'un projet ou d'un client spécifique afin que seuls les messages importants apparaissent dans les dossiers.

Il n'est pas nécessaire de créer des dossiers et tout est automatisé, ce qui rend l'organisation manuelle presque inutile. De plus, les emails importants ne seront plus enterrés et vous serez soulagé du stress lié à leur organisation.

Facilitez la recherche grâce à la puissante fonction de recherche de Google Drive

Google Drive est un endroit où de nombreux fichiers sont stockés, mais de nombreuses personnes passent du temps à rechercher ces fichiers. Même si vous divisez les dossiers en parties plus petites, vous ne pourrez peut-être pas trouver immédiatement les fichiers dont vous avez besoin.

Ce qui est important ici, c'est la fonction de recherche de Google Drive. La barre de recherche de Google Drive est extrêmement puissante, vous permettant de rechercher instantanément des fichiers par nom de fichier, mots-clés dans le contenu et même par personnes avec lesquelles vous les avez partagés. Vous pouvez également ajouter des balises aux fichiers pour rendre la recherche encore plus fluide.

Il n'est pas nécessaire de séparer les dossiers en plusieurs couches. Trouvez instantanément les fichiers dont vous avez besoin grâce à la fonction de recherche de Drive.

Gérez de manière centralisée vos notes et vos tâches avec Google Keep

Google Keep est une application de prise de notes et un outil de gestion de tâches simple et efficace. En particulier, vous pouvez coder par couleur vos notes et listes pour les organiser visuellement, afin de pouvoir les retrouver facilement, quel que soit le nombre de notes dont vous disposez. De plus, utilisez des étiquettes et des épingles pour référencer rapidement des notes et des listes importantes.

Il est également idéal pour la gestion des tâches, vous permettant de créer une liste de contrôle sous forme de liste et de cocher simplement les tâches terminées. Bien qu'il soit simple, c'est un outil utile qui vous évite les problèmes d'organisation.


Conseils pour tirer le meilleur parti des techniques d’organisation sans organiser

Travaillez sur plusieurs applications avec des intégrations intelligentes

La force de Google Workspace réside dans le fait que chaque outil peut fonctionner ensemble de manière transparente. Par exemple, en associant Google Agenda à Gmail, Drive et Keep, vous pouvez gérer vos tâches en un seul endroit. Qu'il s'agisse d'ajouter des événements par e-mail à votre agenda ou de partager des fichiers Drive sur Gmail, tout est transparent.

De cette façon, une fois que vous avez organisé votre travail, vous n'avez plus besoin de croiser plusieurs applications et votre travail est centralisé, vous permettant de travailler plus efficacement.

Soyez encore plus efficace avec les modules complémentaires Google Workspace

De plus, Google Workspace propose de nombreux modules complémentaires et extensions. Par exemple, il existe des modules complémentaires qui ajoutent la fonctionnalité « Répéter » à Gmail pour définir des rappels pour les e-mails que vous souhaitez traiter plus tard, ainsi que des modules complémentaires qui intègrent des listes de tâches dans Google Agenda. Avec ces modules complémentaires, vous pouvez travailler encore plus efficacement et gérer vos tâches sans perdre de temps à les organiser.


FAQ des lecteurs

Pourquoi est-il plus efficace de ne pas s’organiser ?

Être organisé est important, mais une organisation excessive peut être une perte de temps. Avec Google Workspace, les outils organisent automatiquement vos informations afin que vous puissiez accéder rapidement aux informations dont vous avez besoin sans aucun problème. Cette approche vous permet de vous concentrer sur votre travail principal.

Quels sont les avantages d'utiliser Google Workspace avec d'autres outils ?

Google Workspace peut également s'intégrer à d'autres outils numériques. Par exemple,SlackZoomEn s'intégrant à , le travail entre les différentes plates-formes devient transparent et on peut s'attendre à une plus grande efficacité. Cela réduit la quantité de mouvement et de travail entre les différents outils, ainsi que l'effort d'organisation.


Résumé – Découvrez comment organiser facilement votre espace de travail Google

Organiser sans organiser est une façon révolutionnaire de valoriser votre temps et d'éliminer le travail inutile. Avec Google Workspace, vous pouvez retrouver rapidement vos fichiers, e-mails et notes, sans avoir à passer du temps à les organiser. Veuillez mettre en pratique les méthodes présentées ici et créer un environnement de travail efficace.

Cette infographie montre simplement comment vous pouvez éviter une organisation manuelle et gagner beaucoup de temps en tirant parti de la fonctionnalité de recherche de Google Workspace.
Cette infographie montre simplement comment vous pouvez éviter une organisation manuelle et gagner beaucoup de temps en tirant parti de la fonctionnalité de recherche de Google Workspace.

Tableau comparatif des « techniques d'organisation sans organiser » de Google Workspace à l'aide d'une recherche par mot-clé

Le tableau ci-dessous présente les principaux outils de Google Workspace.Recherche par mot cléCeci est un résumé des fonctions et de leurs effets sur l’efficacité. Cela vous aidera à comparer la commodité et l’utilisation de chaque outil et à trouver la meilleure façon de l’utiliser.

nom de l'outil機能Caractéristiques de la recherche par mot-cléEffet organisateurScène d'utilisation recommandée
GmailÉtiquettes, filtres et Smart ComposeRecherche précise possible par contenu d'e-mail, expéditeur et datePas besoin de séparer les dossiers. Organisez automatiquement avec des étiquettes et des filtresLorsque vous souhaitez retrouver rapidement des messages importants parmi une grande quantité d'e-mails
Google DriveGestion des dossiers, recherche par mot-clé, paramètres de partageRecherchez non seulement par nom de fichier, mais également par contenu et métadonnéesGestion flexible indépendante de la hiérarchie des dossiersLorsque vous avez besoin de trouver rapidement du matériel de réunion ou des contrats parmi une grande quantité de matériel.
Google KeepPrise de notes, gestion de listes et étiquetageRecherchez instantanément des notes et des listes par balise ou mot-cléPermet une organisation visuelle des notesParfait pour enregistrer des idées et gérer facilement les tâches
Google AgendaGestion des plannings, rappels et création de planningsVous pouvez effectuer une recherche par date, participants et détails de l'événement.Recherchez et gérez rapidement des rendez-vous et des tâches à l'aide de mots-clésLorsque vous souhaitez consulter instantanément les plannings passés et les documents associés
Google Docs/SheetsFonctionnalités d'édition collaborative, de contrôle de version et de commentaires en temps réelDes recherches de contenu dans les documents et un filtrage par mots-clés spécifiques sont possibles.Plusieurs personnes peuvent travailler en même temps. Pas besoin de s'organiser avec le contrôle de versionPratique pour faire progresser les projets et partager du matériel lors des réunions

Utilisez ce tableau comme référence pour utiliser pleinement les outils de Google Workspace et vous entraîner à « organiser sans organiser ».

Comment organiser sans organiser à l'aide de "mots clés" dans Google Workspace

--Petite pause : Avis et demandes--
J'espère que cet article sera d'une certaine aide.
Sur ce site, des auteurs possédant des connaissances spécialisées fournissent des informations et des expériences précieuses de leur propre point de vue. Veuillez revenir et ajouter un signet.

Cette vidéo présente les points de base d'un contenu visuellement agréable.

Si vous aimez ce site, veuillez appuyer sur le bouton d'assistance ! 😊
Votre soutien aidera à maintenir le site en activité.

Avez-vous déjà été surpris par l'idée selon laquelle « il est plus efficace de ne pas raisonner » ? Moi aussi. La principale cause de la perte de temps dans le travail quotidien est en fait le « temps d’organisation ». C'est pourquoi nous allons vous montrer comment utiliser la puissante fonctionnalité de mots clés de Google Workspace pour abandonner l'organisation et travailler avec les informations de manière plus intelligente. En utilisant cette méthode, vous pouvez augmenter considérablement l’efficacité de la recherche et du travail.


Imaginez un avenir sans organiser.

Imaginez. Un monde dans lequel vous n'avez plus besoin de passer du temps à consulter des dossiers et où vous pouvez trouver instantanément les informations souhaitées avec une seule recherche par mot clé. Votre journée de travail quotidienne se déroulera plus facilement et vous pourrez vous concentrer sur les tâches importantes : l'avenir est juste devant vous.


La magie de la recherche par mot clé : de « rechercher » à « trouver » avec Google Workspace

Google DriveGmailLa fonction de recherche est plus qu'une simple recherche de fichiers. Google utilise le traitement du langage naturel pour trouver instantanément non seulement les noms de fichiers, mais également le contenu des documents et les informations associées. Par exemple, si vous vous souvenez du nom d'un client ou d'un mot-clé spécifique, vous pouvez afficher instantanément les documents de réunion ou les e-mails stockés dans Drive.

À titre d'exemple spécifique, si vous devez rechercher un « contrat » dans Drive, vous pouvez rechercher « nom de l'entreprise client + contrat » et les documents associés apparaîtront immédiatement, même si vous ne connaissez pas le nom du fichier. . Il n'est pas nécessaire de recourir à la division des dossiers.

Histoires

Auparavant, je créais à chaque fois des dossiers détaillés et les organisais par projet. Cependant, à mesure que le nombre de dossiers augmentait, j'oubliais souvent où je mettais les choses. J'ai remarqué son efficacité pour la première fois lorsque je suis passé à la recherche par mots clés. J'ai été surpris de la rapidité avec laquelle j'ai pu trouver le matériel dont j'avais besoin en quelques secondes seulement.


Recherche intelligente basée sur l'IA : soyez encore plus efficace grâce à la saisie semi-automatique

Google DriveEtGmailLa barre de recherche dispose d'une « fonction de suggestion » complétée par l'IA. Avec cette fonctionnalité, vous pouvez simplement saisir un mot-clé partiel et il vous proposera automatiquement des fichiers et des e-mails associés que vous pourrez sélectionner immédiatement. Vous n'avez pas besoin de le rechercher manuellement, ce qui vous fait gagner du temps.

Smart Compose機能suggère automatiquement des mots-clés et des expressions au fur et à mesure que vous rédigez vos e-mails, réduisant ainsi davantage votre temps de frappe. De cette façon, vous pouvez aller au-delà de la simple connaissance des mots-clés pour accéder aux bons e-mails et documents avec un minimum d'effort.


Techniques de « marquage » des mots-clés

Google KeepGoogle AgendaDésormais, vous pouvez aller au-delà des simples recherches par mots-clés et économiser encore plus d'efforts en « marquant » les mots-clés. Par exemple, vous pouvez utiliser des libellés tels que « Réunion », « Mémo » et « Idée » dans Google Keep, puis rechercher le libellé ultérieurement lorsque vous en avez besoin.


Leçons tirées de l’échec : Pourquoi n’ai-je pas réussi à m’organiser ?

Une fois, j'ai essayé de perfectionner mon organisation manuelle et j'ai passé des heures à trier les choses dans des dossiers, pour finir par oublier où tout se trouvait au cours des semaines suivantes. Quand j'ai réalisé cela, j'ai réalisé pour la première fois que je perdais mon « temps d'organisation ». Je suis donc passé à la recherche par mots clés dans Google Workspace et la progression de mon travail est devenue sensiblement plus fluide. Vous pouvez désormais vous concentrer sur les tâches qui comptent vraiment, au lieu d'avoir à vous soucier de l'organisation des dossiers.


FAQ : questions fréquemment posées pour mieux comprendre

Pourquoi devriez-vous utiliser la recherche par mots clés ?

Recherche par mot cléAvec , vous pouvez réduire considérablement le temps que vous passez à rechercher manuellement des fichiers et accéder rapidement aux informations dont vous avez besoin. Un autre point fort est que vous pouvez effectuer des recherches dans Drive et Gmail en même temps sans vous soucier de la hiérarchie des dossiers.

Qu'est-ce qui est le plus rapide : Smart Compose ou saisie normale ?

Smart Compose prédit les phrases que vous tapez et les suggère automatiquement, ce qui vous fera certainement gagner du temps par rapport à une saisie normale.

Que dois-je faire si ma recherche par mot clé ne fonctionne pas ?

Si vous n'obtenez aucun résultat pour un mot-clé particulier, essayez à nouveau d'effectuer une recherche avec des synonymes ou des expressions associées. Vous pouvez également affiner votre recherche à l'aide des options de recherche de Google Drive ou de Gmail pour obtenir de meilleurs résultats.

Peut-il être lié à d’autres outils ?

Google Workspace est similaire à Slack etTrelloIl peut également être lié à des outils externes tels que Cela vous permet d'exploiter instantanément les mots-clés que vous utilisez dans d'autres outils de Google Workspace.

Existe-t-il d'autres techniques que la recherche par mots clés ?

Google DriveUne solution consiste à utiliser la fonction de filtrage de . Vous pouvez affiner davantage vos résultats par format de fichier, date, etc. pour une recherche plus précise.

Techniques de gestion de fichiers utilisant des mots-clés de recherche uniquement

Lorsqu’un grand nombre de candidats à la recherche apparaissent, il peut être difficile de retrouver un dossier. Pour éviter que cela se produise,Incorporer des mots-clés dans des fichiersva le résoudre. Cela signifie qu’il n’est pas nécessaire de catégoriser ni même de marquer.

Concernant l'étiquetage utilisant les mots-clés ajoutés dans ce fichier, je pense que ce serait une bonne idée de simplement ajouter les mots-clés dans le fichier car ils seront trouvés dans les recherches.

Cependant, comment éviter d’oublier le mot-clé lui-même ?

La gestion de fichiers à l'aide de mots-clés est une approche très rationnelle pour adopter des « techniques d'organisation sans organiser ». Cependant, il existe un problème dans la mesure où si vous oubliez le mot-clé lui-même, la recherche devient difficile. Donc,Conseils pour ne pas oublier les mots-clésJ'aimerais en suggérer quelques-unes.

1. Créez des règles de mots clés cohérentes

Si le mot-clé est ambigu, il aura tendance à prêter à confusion plus tard,règles cohérentesIl est important de créer Par exemple, créez des mots-clés selon un modèle spécifique, tel que « nom du projet_travail » pour les éléments liés au travail et « voyage_personnel » pour les éléments personnels. Cela facilite la mémorisation des mots-clés structurés lors de la recherche.

  • : Si vous intégrez des métadonnées au format « nom du projet_date_mot-clé » dans toutes les notes et fichiers, vous pourrez ultérieurement effectuer une recherche en fonction du « nom du projet ».

2. Gérez votre liste de méta-mots-clés

Une fois que vous avez défini un mot-clé, vous pouvez l'enregistrer dans Google Keep ou Google Docs.Liste des mots-clés que j'utiliseIl est utile de sauvegarder le . En gérant cela comme une seule liste, vous pouvez vous y référer rapidement en cas de besoin. Il agit comme un « dictionnaire » pour mémoriser des mots-clés.

  • 方法: Créez un mémo appelé « Liste de mots-clés » dans Google Keep et ajoutez des mots-clés utilisés pour les projets et les tâches. Utilisez la fonction de recherche de Google Keep pour trouver rapidement des mots-clés dans vos notes.

3. Utilisez plusieurs mots-clés associés

dans un seul fichierplusieurs mots-clésIl est également efficace de l'intégrer. Surtout lorsque vous devez effectuer une recherche sous plusieurs perspectives, l'ajout de différents mots-clés liés au même contenu facilitera la recherche de résultats sous n'importe quelle perspective.

  •  : combinez plusieurs mots-clés associés et insérez-les dans le fichier, tels que "Planning meeting_proposal_2024" et "Project A_meeting_2024".

4. Examen régulier

En révisant régulièrement votre gestion des mots-clés, vous pouvez éviter de vous laisser perturber par un trop grand nombre de mots-clés. Il est efficace de vérifier votre liste de mots-clés de temps en temps et de supprimer ou de modifier les mots-clés inutiles ou en double.

5. Tirez parti de votre historique de recherche

Google Drive et Google Docs sont??tient. Les mots-clés et modèles de recherche fréquemment utilisés restent dans votre historique. Ainsi, même si vous les oubliez, vous pouvez facilement effectuer une nouvelle recherche à partir de votre historique de recherche. En continuant consciemment à utiliser des modèles de recherche fréquemment utilisés, vous pouvez obtenir des indices sur votre historique même si vous oubliez un mot-clé.


ま と め

Lorsque vous utilisez des mots-clés,règles cohérenteset pour faireAvoir une méta-liste de mots-clésC'est efficace. De plus, en utilisant des mots-clés associés et en utilisant votre historique de recherche afin de pouvoir effectuer des recherches sous plusieurs angles, vous pourrez rendre plus difficile l'oubli et récupérer les informations plus facilement.


Enfin : les mots clés changent l’avenir

Écoutez attentivement, ressentez le son du clavier et tapez les mots-clés du bout des doigts. À ce moment-là, comme par magie numérique, les informations nécessaires apparaissent à l’écran. Le sens du toucher, les informations que vous voyez et les réponses que vous obtenez créent le rythme de votre travail. C'est le moment où l'on ne peut s'empêcher de sourire.

Mais réfléchissez-y. Ne sommes-nous pas liés par l'illusion de « l'organisation » ? Pourquoi ne pas nous concentrer davantage sur le gain de temps ? Qu'est-ce que les mots-clés suivants attireront ?


Si vous avez le temps, lisez ceci également. Des méthodes efficaces de gestion du temps



Cette vidéo présente les points de base d'un contenu visuellement agréable.

Découvrez d’autres articles intéressants.
Si vous avez des inquiétudes,Service de consultation gratuitProfitez-en également !
De plus, vous pouvez découvrir tous les services que nous proposons ici.
Afficher la page de la liste des services

Pour ceux qui veulent commencer maintenant :
Vous aussi pouvez rejoindre le « Brain ATM Program » et faire le premier pas vers la monétisation !
Voir les détails du programme Brain ATM


Vous pouvez profiter de différents thèmes selon votre temps.
Cliquez ici pour la liste du menu des catégories

Articles recommandés par l'éditeur :

*Les nouvelles présentées sur ce blog sont de la fiction. Il n’a aucun rapport avec une personne, une organisation ou un incident réel.

Cliquez ici pour la première page


N'appuyez pas sur ce bouton à moins que vous soyez prêt à agir.
Parce que votre temps pourrait être perdu.

dernière lettre

??

Merci d'avoir lu cet article! Si vous avez des questions ou des commentaires concernant cet article, comme des erreurs, n'hésitez pas à nous contacter.
Le formulaire de contact esticiNous sommes situés dans

faire défiler vers le haut