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Dernière mise à jour : 2024 septembre 11
あVous perdez toujours votre temps ? Avez-vous vraiment besoin d'organiser des centaines d'e-mails professionnels et de rechercher des versions de fichiers ?
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Comment utiliser Google Workspace |
J'étais comme ça aussi. Je me suis accroché à mes anciennes méthodes même si je les sentais inefficaces. Cependant, un jour, je suis soudainement passé à Google Workspace et mon travail a commencé à se dérouler sans problème, comme par magie.
Pourquoi n'essayes-tu pas ça aussi ? Faire un seul pas peut vous faire économiser beaucoup de temps et de stress. En n'utilisant pas Google Workspace, vous courez le risque de manquer des e-mails importants, de confondre les données et, dans le pire des cas, de ruiner le projet de toute votre équipe.
Avez-vous lu ceci ? Comment utiliser Confluence | Pouvez-vous vraiment le rendre plus efficace avec 7 conseils ?
Guide d'utilisation de Google Workspace : des bases aux niveaux avancés
GGoogle Workspace (anciennement G Suite) est un ensemble d'outils conçu pour augmenter considérablement l'efficacité du travail des entreprises et des particuliers. Que vous soyez nouveau dans le service ou un utilisateur professionnel régulier, Google Workspace est polyvalent mais intuitif.
Dans cet article, nous expliquerons les bases de Google Workspace, comment l'utiliser de manière avancée et même des conseils pour améliorer la productivité. À la fin de cet article, vous serez à l'aise avec Google Workspace.
Qu'est-ce que Google Workspace ?
Présentation de base de Google Workspace
Espace de travail Googleest une suite de productivité basée sur le cloud destinée aux utilisateurs professionnels et personnels. Il est conçu pour centraliser vos outils, notamment Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Meet, etc., afin que vous puissiez travailler n'importe où. De plus, Google Workspace facilite la collaboration en temps réel et favorise le travail d'équipe.
Présentation de chaque outil
- Gmail: Une plateforme de messagerie appréciée par de nombreuses personnes. Un échange fluide d’e-mails est possible.
- Google Drive: Un service de stockage cloud pour les fichiers. Accédez à vos fichiers de n'importe où et partagez-les avec d'autres.
- Google Docs: Outil d'écriture. L’un des principaux atouts de cette solution est que plusieurs personnes peuvent modifier des documents en temps réel.
- Google Meet: Outil de réunion en ligne. Il intègre la vidéoconférence, les appels vocaux et le chat.
Ces outils sont non seulement faciles d’accès, mais également puissamment intégrés. Par exemple, vous pouvez modifier des fichiers dans Google Docs directement depuis Gmail. N'est-il pas intéressant de pouvoir poursuivre son travail tout en éliminant les efforts inutiles ?
Commodité de Google Workspace et raisons de son introduction
La raison de la mise en œuvre de Google Workspace n'est pas seulement d'améliorer la productivité. Étant basées sur le cloud, vos données sont stockées en toute sécurité et accessibles à tout moment et en tout lieu. De plus, les fonctionnalités de collaboration en temps réel vous permettent de travailler en douceur avec des collègues distants. On peut dire que c’est un outil très approprié à l’ère actuelle où le travail à distance se développe.
Plans tarifaires Google Workspace et comparaison des fonctionnalités
Google Workspace propose plusieurs forfaits que vous pouvez choisir en fonction de la taille et des besoins de votre entreprise.
Caractéristiques de chaque plan et comment choisir celui recommandé
- Démarreur d'entreprise: Pour les petites équipes. 30 Go de stockage cloud sont fournis.
- Norme d'affaires: Idéal pour les entreprises de taille moyenne. Comprend 2 To de stockage et des fonctionnalités de conférence étendues.
- Business Plus: Pour les grandes organisations, offre 5 To de stockage et des fonctionnalités de sécurité avancées.
Starter et Standard conviennent mieux aux petites entreprises et aux entrepreneurs individuels, tandis que Business Plus est recommandé aux entreprises disposant de grandes quantités de données. Choisissez un forfait en fonction des fonctionnalités dont vous avez besoin.
Comment utiliser les outils clés de Google Workspace
A partir de là, nous expliquerons comment utiliser les principaux outils de Google Workspace.
Comment utiliser Gmail
Gmail est un service de messagerie utilisé par des millions d'utilisateurs à travers le monde. Gmail fourni par Google Workspace a été ajouté avec diverses fonctionnalités pour améliorer l'efficacité du travail.
Comment envoyer et recevoir des e-mails
Les opérations de base sont très simples. Pour envoyer un nouvel e-mail, cliquez simplement sur « Créer » en haut à gauche de l'écran, saisissez l'objet et le corps, puis cliquez sur « Envoyer ». Votre boîte de réception e-mail sera également mise à jour automatiquement et vous informera des nouveaux e-mails en temps réel.
Organisation utilisant des étiquettes et des filtres
Gmail dispose de fonctionnalités organisationnelles puissantes appelées étiquettes et filtres. Personnalisez votre boîte de réception et trouvez facilement les e-mails importants avec des étiquettes. Vous pouvez définir des filtres pour organiser automatiquement les e-mails répondant à des critères spécifiques.
Soyez plus efficace avec des réponses intelligentes et une répétition
Smart Reply fournit des suggestions de réponse simples basées sur le contenu de l'e-mail. Vous pouvez également utiliser la fonction de répétition pour masquer temporairement de votre boîte de réception les e-mails que vous souhaitez traiter plus tard, puis recevoir à nouveau des notifications à une heure spécifiée.
Comment utiliser Google Drive
Google Driveest un service qui stocke des fichiers sur le cloud et vous permet d'y accéder de n'importe où.
Comment télécharger et partager des fichiers
Le téléchargement de fichiers est facile. Cliquez sur le bouton "Nouveau" et sélectionnez "Télécharger le fichier". Sélectionnez simplement le fichier que vous souhaitez partager, cliquez sur le bouton « Partager » et spécifiez le destinataire auquel envoyer le fichier.
Meilleures pratiques pour la gestion des dossiers
La gestion des dossiers peut être divisée par projet ou client pour faciliter la recherche. Il est important d'organiser vos fichiers en décidant des conventions de dénomination.
Comment versionner et restaurer des fichiers
Google Drive dispose d'une fonctionnalité de contrôle de version de fichier qui vous permet de revenir aux versions précédentes. Cela vous permet de le restaurer facilement même si vous l'écrasez accidentellement.
Comment utiliser Google Docs
Google Docs est un outil qui vous permet de créer, partager et modifier des documents texte avec d'autres utilisateurs.
Comment créer et partager des documents
Pour créer un nouveau document, ouvrez Google Docs et choisissez Nouveau. Vous pouvez ensuite créer un document et le co-éditer avec d'autres en utilisant le bouton « Partager » dans le coin supérieur droit.
Avantages de l’édition collaborative en temps réel
Google Docs permet une édition collaborative en temps réel, permettant à plusieurs personnes d'accéder et de modifier le même document en même temps. Cela rationalise le travail documentaire entre les équipes.
Création efficace de documents à l'aide des fonctions de modèle
Google Docs propose une variété de modèles pour les documents professionnels, les rapports, les CV et bien plus encore. Les modèles vous évitent de créer quelque chose à partir de zéro et vous aident à travailler plus efficacement.
Comment utiliser Google Meet
Google Meetest un outil de vidéoconférence. Maintenant que le travail à distance est devenu courant, il est largement utilisé.
Comment héberger une vidéoconférence
Pour démarrer une réunion avec Google Meet, créez simplement une réunion à partir de Google Agenda et envoyez le lien à vos invités. Fonctionnement simple et facile à comprendre.
Profitez des fonctionnalités de partage d’écran et d’enregistrement de réunions
Partagez votre écran pendant les réunions pour partager des présentations et des supports en temps réel. De plus, vous pouvez utiliser la fonction d'enregistrement pour vérifier le contenu de la réunion ultérieurement.
Conseils pour des réunions à distance efficaces
Pour garantir le bon déroulement d’une réunion à distance, il est important de partager l’ordre du jour à l’avance et d’être ponctuel. Utilisez les fonctionnalités de chat et de levée de la main de Google Meet pour garantir une communication fluide.
Utilisation avancée de Google Workspace
Nous allons vous montrer ici comment utiliser encore plus Google Workspace.
Gérez minutieusement votre emploi du temps avec Google Agenda
Google Agenda est un excellent moyen de centraliser vos agendas personnels et d'équipe.
Comment créer des événements et utiliser des calendriers partagés
Créez des événements et utilisez un calendrier partagé pour garder toute votre équipe sur la bonne voie. De plus, grâce à la fonction de rappel, vous n'aurez plus à craindre de manquer des rendez-vous importants.
Augmentez l'efficacité avec les tâches et les rappels
En utilisant des tâches et des rappels, vous pouvez facilement gérer la progression de tâches individuelles. Cela vous permet d'effectuer vos tâches quotidiennes plus efficacement.
Gérer les notes et les tâches avec Google Keep
Google Keepconvient à la gestion de notes et de tâches simples.
Techniques d'organisation à l'aide de balises et de rappels
Utilisez la fonction de balise pour organiser vos notes en catégories. Vous pouvez également définir des rappels pour ne jamais oublier les tâches importantes.
Collaboration en équipe grâce aux fonctionnalités de co-édition
Vous pouvez également collaborer avec d'autres membres sur Google Keep. Cela permet une gestion facile des tâches et un partage fluide des idées.
Comment utiliser Google Workspace pour améliorer la productivité
Enfin, voici quelques façons d'utiliser Google Workspace pour augmenter votre efficacité au travail.
Augmentez l'efficacité du travail en utilisant pleinement les touches de raccourci
--Petite pause : Avis et demandes--
J'espère que cet article sera d'une certaine aide.
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Chaque outil de Google Workspace dispose de nombreuses touches de raccourci utiles. En vous souvenant de ces choses, votre vitesse de travail sera grandement améliorée.
Liste des raccourcis utiles pour Gmail, Docs et Drive
- Gmail: Créez un nouvel email avec "c", archivez avec "e"
- Google Docs: "Ctrl + B" pour mettre en gras, "Ctrl + K" pour insérer un lien
- Google Drive: Créez un nouveau dossier avec "Shift + T"
Gestion de projet avec Google Workspace
Google Workspace est également idéal pour la gestion de projet.
Comment utiliser Google Sheets et Google Tasks
Gérer l'avancement des tâches avec Google Sheets,Google TasksEn répertoriant les tâches individuelles, vous pouvez facilement avoir une vue d'ensemble de votre projet.
Répartition des tâches en équipe et gestion des progrès
Répartissez les tâches entre les membres de l'équipe et partagez les progrès en temps réel avec Google Sheets. Cela permet un bon déroulement du projet.
ま と め
Si Google Workspace dispose de nombreuses fonctionnalités, son fonctionnement est simple et intuitif. En utilisant Gmail, Google Docs et Google Drive, vous pouvez effectuer des tâches efficacement et le travail à distance et le travail d'équipe peuvent se dérouler sans problème. De plus, en incorporant des touches de raccourci et des fonctions de gestion de projet, vous pourrez améliorer considérablement votre efficacité au travail au quotidien.
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Cette infographie fournit une explication simple sur la façon d'exploiter Google Workspace. |
Présentation de Google Workspace et tableau de comparaison d'utilisation de chaque outil
Le tableau ci-dessous compare les fonctionnalités et les utilisations des outils clés de Google Workspace et montre où ils sont les plus efficaces.
nom de l'outil | 主 な 機能 | utilisation | Exemple d'utilisation en équipe | Remarques |
---|---|---|---|---|
Gmail | Envoyez et recevez des e-mails, des étiquettes, des filtres, des réponses intelligentes | Gestion et organisation des emails | Utilisé pour le support client et le partage d’informations au sein de l’équipe | Gagnez du temps avec des réponses intelligentes |
Google Drive | Stockage de fichiers, partage et stockage cloud | Enregistrez et partagez des fichiers | Documents de projet et partage de fichiers au sein de l'équipe | Une collaboration en temps réel avec chaque membre est possible |
Google Docs | Créez, partagez et modifiez des documents texte en temps réel | Création de documents et collaboration en équipe | Les membres de l'équipe modifient simultanément pour créer des plans et des rapports | Augmentez l'efficacité avec la fonction de modèle |
Google Sheets | Création de feuilles de calcul, fonctions, graphiques et édition collaborative | Analyse des données, gestion budgétaire | Gérez l’avancement du projet et les données financières en temps réel | Peut également être automatisé avec App Script |
Google Meet | Vidéoconférence, partage d'écran et enregistrement de réunions | réunions à distance, présentations | Réunions d'équipe et réunions en ligne avec des clients externes | Assurez le bon déroulement des réunions grâce aux fonctionnalités de partage d'écran et d'enregistrement |
Calendrier Google | Gestion des plannings, paramètres des tâches, calendrier partagé | Ajustement du planning, gestion des tâches | Consultez l'agenda de chacun en un coup d'œil et ajustez les réunions | Vous pouvez gérer votre emploi du temps sans le manquer grâce à la fonction de rappel |
Google Keep | Prise de notes, gestion des tâches, rappels | Organiser les idées et enregistrer les tâches | Partagez des notes et des tâches entre les équipes, gérez l'avancement du projet | Organisation efficace des mémos avec fonction de marquage |
Google Forms | Création de questionnaires, collecte de données, agrégation automatique | Enquête, collecte de commentaires | Recueillir et analyser les retours sur l'avancement du projet | Les données sont automatiquement agrégées dans Google Sheets |
Ce tableau vous aide à comprendre en un coup d'œil comment vous pouvez tirer parti de chaque outil de Google Workspace.
Comment profiter pleinement de Google Workspace pour maximiser la productivité de votre équipe
GNe considérez-vous pas Google Workspace comme un simple « outil utile » ? Si vous faites ressortir votre véritable potentiel, vous deviendrez quelqu’un qui pourra changer radicalement votre environnement de travail. Même parmi ceux qui l’utilisent déjà, nombreux sont ceux qui ne l’utilisent pas au maximum de son potentiel.
Voici quelques idées et conseils pratiques que vous ne trouverez nulle part ailleurs et qui vous aideront à maîtriser pleinement Google Workspace.
Imaginez un avenir où vos problèmes sont déjà résolus.
Les journées sont remplies d'une énorme quantité d'e-mails le matin et les tâches ne sont pas accomplies en raison d'horaires de réunion contradictoires. Et si vous pouviez vous libérer d’une telle confusion et créer un environnement dans lequel tous les membres de votre équipe peuvent travailler efficacement ? Si vous utilisez correctement Google Workspace, cela peut devenir une réalité.
Pourquoi de nombreuses personnes ne parviennent-elles pas à utiliser correctement Google Workspace ?
De nombreuses personnes commencent à utiliser Google Workspace, mais finissent par n'utiliser que quelques-unes de ses fonctionnalités. Il y a plusieurs raisons à cela. Premièrement, ils ignorent la puissante capacité de plusieurs outils à fonctionner ensemble. Deuxièmement, s’accrocher habituellement aux anciennes méthodes.
例 え ば, ouvrez-vous votre courrier électronique et mettez-vous à jour manuellement les données dans une feuille de calcul chaque jour ? C'est ainsi que vous ignorez le véritable pouvoir de Google Workspace.
Alors, comment pouvons-nous changer cette situation ?
1. Éliminez les tâches quotidiennes banales grâce aux fonctionnalités d'automatisation de Google Workspace
Google Workspace possède des fonctionnalités d'automatisation cachées que de nombreux utilisateurs ont tendance à négliger. En utilisant ces outils, vous vous libérerez des tâches quotidiennes fastidieuses.
Automatisation des feuilles de calcul et des scripts d'application
Feuilles GoogleScript d'applicationva radicalement changer la façon dont vous travaillez avec des feuilles de calcul. Par exemple, vous pouvez utiliser ce script pour automatiser l'agrégation de données et la création de rapports de routine. Ainsi, les tâches qui prenaient auparavant une heure peuvent désormais être réalisées en un seul clic.
Exemple concret: Je passais une demi-journée à rédiger des rapports hebdomadaires. Un jour, j'ai configuré Google Sheets pour générer automatiquement des formules et des graphiques à l'aide d'App Script. Ainsi, les rapports peuvent être complétés en quelques minutes seulement, vous permettant ainsi de vous concentrer sur d’autres tâches importantes.
2. Faites évoluer Google Chat vers un véritable outil de collaboration
Google Chat est plus qu'un simple outil de chat. Lorsqu'il est utilisé correctement, il peut améliorer la communication entre les équipes et rationaliser la gestion de projet.
Tirez parti des robots et des rappels automatisés
Par exemple, Google Chat arobot de rappelやrobot de gestion de projetexiste. En utilisant cela, vous pouvez éviter que des tâches ne soient omises au sein de votre équipe et gérer l'avancement du projet en temps réel.
histoire d'échec: Il était une fois un grand projet qui échouait parce que quelqu'un avait oublié une tâche importante. Si j'avais utilisé la fonction de rappel de Google Chat à ce moment-là, cette tragédie aurait pu être évitée.
3. Faites passer votre gestion de projet au niveau supérieur avec Google Drive
Beaucoup de gens considèrent Google Drive comme un simple emplacement de stockage de fichiers, mais il peut également être un puissant outil de gestion de projet. C’est particulièrement utile lorsque l’on travaille en équipe.
Intégration de Google Drive et Trello
Google Drive et outils de gestion de projetTrelloEn créant des liens, vous pouvez lier des documents et des fichiers sur Drive à des fiches de tâches et poursuivre efficacement l'ensemble du projet. Cela permet à tous les membres de votre équipe de voir les mêmes informations en temps réel et de voir la progression des tâches en un coup d'œil.
4. Google Forms facilite grandement la collecte de données
Google Forms est plus qu'un simple outil de création d'enquêtes. Vous pouvez l'utiliser à diverses fins, comme recueillir des commentaires sur un projet ou suivre les participants à un événement.
Utilisé pour la gestion et l’analyse de la participation aux événements
Par exemple, lorsque vous gérez les participants à un événement ou à une réunion d'entreprise, vous pouvez utiliser Google Forms pour collecter les présences et Google Sheets pour regrouper automatiquement les participations. Cela élimine le besoin d’organiser manuellement les données. De plus, il est également possible de générer automatiquement des graphiques statistiques basés sur les résultats agrégés.
FAQ : questions fréquemment posées sur Google Workspace
Comment gérer les plannings de toute votre équipe dans Google Workspace ?
Pour la gestion du planning de toute l'équipe,Calendrier Googleutiliser. Vous pouvez créer un calendrier partagé et gérer les plannings de tous les membres de l'équipe en même temps. Vous pouvez également facilement ajuster les horaires des réunions.
Que dois-je choisir, Google Docs ou Microsoft Word ?
Google DocumentsÉdition collaborative en temps réelやAccès basé sur le cloudest supérieur en ce sens qu’il est puissant. Nous recommandons Docs lorsque plusieurs personnes doivent apporter des modifications ou lorsque vous travaillez à distance.
J'ai toujours une mauvaise connectivité lors des réunions Google Meet, que dois-je faire ?
Si votre connexion Google Meet est mauvaise, commencez parÉtat de la connexion Wi-FiVérifier,Réduire la résolution vidéoCertaines choses peuvent être améliorées. Vous pouvez également désactiver la vidéo si vous n'en avez pas besoin, ce qui améliore la qualité audio.
Quelle est la fiabilité de la sécurité de Google Workspace ?
Google Workspace est le meilleur du secteurprotocoles de sécurité, et offre des fonctionnalités telles que le cryptage des données et l'authentification multifacteur. Quelle que soit la taille de votre entreprise, nous disposons d’un environnement que vous pouvez utiliser en toute tranquillité d’esprit.
En fait, j'ai essayé de l'utiliser, mais cela ne semble pas fonctionner. Qu'est-ce que je fais de mal ?
Si vous ne savez pas comment utiliser Google Workspace, commencez parComment choisir le bon outil pour vos besoinsVeuillez réviser. L'efficacité diminue également si vous utilisez trop d'outils différents. Gardez les paramètres simples.
Expérience concrète : Comment utiliser réellement Google Workspace en tirant les leçons de ses erreurs
J'ai moi-même mal utilisé Google Workspace au début. Il y avait tellement de nouveaux outils que je ne savais pas comment les utiliser. Les e-mails, les chats et les feuilles de calcul étaient gérés de manière disparate, ce qui retardait les projets et manquait des informations importantes.
Cependant, en reliant les outils et en tirant parti des capacités d'automatisation, nous avons pu surmonter cette confusion. En conséquence, le projet est resté dans les délais et toute l’équipe a été plus productive.
Résumé : Créez le meilleur flux de travail avec Google Workspace
Maintenant, fermez les yeux et imaginez un instant. Divers emails et tâches s’accumulent tout autour de vous. Chaque fois que je commence à travailler sur quelque chose, je suis interrompu par autre chose. Mais à ce moment-là, Google Workspace nettoie le désordre et commence à travailler intelligemment, du bout de vos doigts.
Les fichiers et les plannings sont organisés en un seul endroit et tous les membres de l'équipe peuvent travailler dans la même direction. Les tâches difficiles sont désormais magnifiquement automatisées et les informations dont vous avez besoin sont à portée de main lorsque vous en avez besoin. C'est le résultat de la nécessité de tirer le meilleur parti de Google Workspace.
"ton時間L'appréciez-vous vraiment ? « Si vous ne le faites pas, commencez à changer cet état d’esprit dès aujourd’hui. Le temps est un atout qui ne peut être restitué.
Si vous avez le temps, lisez ceci également. Soyez plus efficace avec Google Workspace ! Quels sont les 7 secrets pour ne pas s’organiser ?
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