Seja mais eficiente com o Google Workspace! Quais são os 7 segredos para não organizar?

Última atualização: 2024 de setembro de 10

整Você não se cansa de ter que manter as coisas organizadas todos os dias? Eu costumava me sentir sobrecarregado com tantos e-mails e arquivos. Perdi tempo procurando os mesmos arquivos repetidas vezes, o que me deixou frustrado. Você pode se surpreender, mas no momento em que parei de “organizar” as coisas, minha eficiência aumentou dramaticamente.

Como organizar sem organizar usando o Google Workspace

Você ainda está perdendo tempo com organizações desnecessárias? Vou lhe dizer por que você deveria reconsiderar sua abordagem agora.

Pense bem: por que é mais eficiente não organizar?

Se você não usar “técnicas de organização que não organizam”, você gastará muito tempo procurando informações importantes e ficará exposto ao medo de cumprir prazos todos os dias.

Você leu isso? Gostaria de encontrar uma meta pela qual você possa se apaixonar sem se cansar com 20 perguntas?

Um guia completo para “organizar sem organizar” usando o Google Workspace

Você já teve aquela experiência em que a carga de trabalho continua aumentando e você é obrigado a manter as coisas organizadas? Isso é exatamente certo. Mesmo quando se utilizam ferramentas digitais, o trabalho de organização detalhado muitas vezes leva tempo. No entanto, existe uma maneira mais fácil de evitar organização desnecessária e trabalhar com mais eficiência. Aquilo é "Como organizar sem organizarÉ.

Neste artigo,Espaço de trabalho do GoogleApresentando uma “técnica de organização que não envolve organização”. Ao dominar as ferramentas do Google Workspace, você pode acessar rapidamente as informações necessárias sem perder tempo organizando-as. Além disso, o método é simples. Você poderá trabalhar com mais eficiência sem perder tempo organizando.

Vamos dar uma olhada no método específico.

Qual é a técnica de organização que não envolve organização?

O Google Workspace resolve o significado de “não organizar”

Quando você ouve a frase “organizar sem organizar”, pode parecer um pouco estranho. Organizar geralmente significa separar arquivos e e-mails para que possam ser encontrados rapidamente quando necessário. No entanto, os empresários modernos estão rodeados de tantas informações e tarefas que é ineficiente organizá-las manualmente e constantemente.

É aqui que entra em ação a funcionalidade do Google Workspace. Por exemplo, ferramentas como Gmail, Google Drive e Google Keep possuem funções que organizam informações automaticamente sem que você precise organizá-las. O objetivo dessa técnica organizacional é que a ferramenta organiza automaticamente seu trabalho para que você possa acessar rapidamente o que precisa, mesmo quando não estiver organizado.

Razões para evitar organização desnecessária e gerenciar informações de forma eficiente

Outro ponto é que a organização excessiva pode, na verdade, ser uma perda de tempo. Se você divide suas pastas em muitas partes, às vezes você esquece onde coloca as coisas? Organizar pode até ser estressante.

"Organizar sem organizar" usa os recursos de pesquisa e organização automática do Google Workspace para ajudar você a encontrar instantaneamente as informações necessárias, sem depender de pastas ou tags. Dessa forma, você evita complicações desnecessárias e se concentra no trabalho que realmente importa.

Métodos específicos para organizar sem organizar usando o Google Workspace

Organize automaticamente com marcadores e filtros do Gmail

O Gmail inclui marcadores e filtros. Ao usá-los, você pode classificar automaticamente os e-mails recebidos e criar um estado onde pode encontrar rapidamente o e-mail de que precisa. Por exemplo, é fácil rotular automaticamente e-mails de um projeto ou cliente específico para que apenas mensagens importantes apareçam nas pastas.

Não há necessidade de criar pastas e tudo é automatizado, tornando a organização manual quase desnecessária. Além disso, e-mails importantes não ficarão mais enterrados e você ficará aliviado do estresse de organizá-los.

Facilite as coisas com o poderoso recurso de pesquisa do Google Drive

O Google Drive é um local onde muitos arquivos são armazenados, mas muitas pessoas passam tempo procurando por esses arquivos. Mesmo se você dividir as pastas em partes menores, talvez não consiga encontrar os arquivos necessários imediatamente.

O que é importante aqui é a função de pesquisa do Google Drive. A barra de pesquisa do Google Drive é extremamente poderosa, permitindo que você encontre arquivos instantaneamente por nome de arquivo, palavras-chave no conteúdo ou até mesmo pessoas com quem você os compartilhou. Você também pode adicionar tags aos arquivos para tornar a pesquisa ainda mais fácil.

Não há necessidade de separar pastas em várias camadas. Encontre os arquivos que você precisa instantaneamente com o recurso de pesquisa do Drive.

Gerencie notas e tarefas centralmente com o Google Keep

O Google Keep é um aplicativo de anotações e uma ferramenta de gerenciamento de tarefas simples e eficaz. Em particular, você pode codificar suas notas e listas por cores para organizá-las visualmente, para que possa encontrá-las facilmente, não importa quantas notas você tenha. Além disso, use rótulos e alfinetes para consultar rapidamente notas e listas importantes.

Também é ideal para gerenciamento de tarefas, permitindo criar uma lista de verificação em formato de lista e simplesmente marcar as tarefas concluídas. Embora seja simples, é uma ferramenta útil que evita o trabalho de organização.

Dicas para aproveitar ao máximo as técnicas de organização sem organizar

Trabalhe em vários aplicativos com integrações inteligentes

O ponto forte do Google Workspace é que cada ferramenta pode funcionar perfeitamente em conjunto. Por exemplo, ao vincular o Google Agenda ao Gmail, Drive e Keep, você pode gerenciar suas tarefas em um só lugar. Seja adicionando eventos de e-mail à sua agenda ou compartilhando arquivos do Drive no Gmail, tudo é perfeito.

Desta forma, depois de organizar seu trabalho, você poderá trabalhar com mais eficiência centralizando seu trabalho sem ter que cruzar vários aplicativos.

Seja ainda mais eficiente com os complementos do Google Workspace

Além disso, o Google Workspace possui muitos complementos e extensões. Por exemplo, existem complementos que adicionam o recurso “Soneca” ao Gmail e definem lembretes para e-mails que você deseja tratar mais tarde, e complementos que incorporam listas de tarefas ao Google Agenda. Com esses complementos, você pode trabalhar com ainda mais eficiência e gerenciar suas tarefas sem perder tempo organizando-as.

Perguntas frequentes do leitor

Por que é mais eficaz não organizar?

Ser organizado é importante, mas organizar demais pode ser uma perda de tempo. Com o Google Workspace, as ferramentas organizam automaticamente suas informações para que você possa acessar rapidamente as informações necessárias sem complicações. Essa abordagem permite que você se concentre em seu trabalho principal.

Quais são os benefícios de usar o Google Workspace com outras ferramentas?

O Google Workspace também pode ser integrado a outras ferramentas digitais. por exemplo,SlackやZoomAo integrar-se com o , o trabalho entre diferentes plataformas torna-se contínuo e pode-se esperar maior eficiência. Isso reduz a quantidade de movimento e trabalho entre diferentes ferramentas e reduz o esforço de organização.

Resumo – Aprenda como organizar facilmente seu Google Workspace

Organizar sem organizar é uma forma revolucionária de valorizar o seu tempo e eliminar trabalhos desnecessários. Com o Google Workspace, você pode encontrar rapidamente seus arquivos, e-mails e notas sem perder tempo organizando-os. Coloque em prática os métodos aqui apresentados e crie um ambiente de trabalho eficiente.

Este infográfico mostra simplesmente como você pode evitar a organização manual e economizar muito tempo aproveitando o recurso de pesquisa do Google Workspace.

Tabela de comparação das "técnicas de organização sem organização" do Google Workspace usando pesquisa por palavra-chave

A tabela abaixo mostra as principais ferramentas do Google Workspace.Pesquisa por palavra-chaveEste é um resumo das funções e seus efeitos de eficiência. Isso o ajudará a comparar a conveniência e o uso de cada ferramenta e a encontrar a melhor maneira de usá-la.

Use esta tabela como referência para utilizar totalmente as ferramentas do Google Workspace e praticar "organizar sem organizar".

Como organizar sem organizar usando “palavras-chave” no Google Workspace

「整Você já se surpreendeu com a ideia de que “é mais eficiente não raciocinar”? Eu também. O maior culpado pela perda de tempo no trabalho diário é, na verdade, o “tempo para organizar”. É por isso que mostraremos como usar o poderoso recurso de palavras-chave do Google Workspace para liberar a organização e trabalhar com as informações de maneira mais inteligente. Usando esse método, você pode aumentar drasticamente a eficiência da pesquisa e do trabalho.

Imagine um futuro sem organização.

Imagine. Um mundo onde você não precisa mais perder tempo olhando pastas e pode encontrar instantaneamente as informações que deseja com uma única pesquisa por palavra-chave. Seu dia de trabalho diário fluirá com mais tranquilidade e você poderá se concentrar em tarefas importantes - o futuro está bem na sua frente.

A magia da pesquisa por palavra-chave: de “pesquisar” a “encontrar” com o Google Workspace

Google driveやGmailA função de pesquisa é mais do que apenas uma pesquisa de arquivos. O Google usa processamento de linguagem natural para encontrar instantaneamente não apenas nomes de arquivos, mas também conteúdos de documentos e informações relacionadas. Por exemplo, se você se lembrar do nome ou palavra-chave de um cliente específico, poderá visualizar instantaneamente os materiais da reunião ou os e-mails armazenados no Drive.

Como exemplo específico, se você precisar pesquisar um ``contrato'' no Drive, você pode pesquisar por ``nome da empresa cliente + contrato'' e os documentos relacionados aparecerão imediatamente, mesmo que você não saiba o nome do arquivo . Não há necessidade de depender da divisão de pastas.

experiência

Anteriormente, eu sempre criava pastas detalhadas e as organizava por projeto. No entanto, à medida que o número de pastas aumentava, muitas vezes esquecia onde colocava as coisas. Percebi sua eficiência pela primeira vez quando mudei para a pesquisa por palavras-chave. Fiquei surpreso com a rapidez com que consegui encontrar os materiais necessários em apenas alguns segundos.

Pesquisa inteligente com tecnologia de IA: seja ainda mais eficiente com o preenchimento automático

Google driveとGmailA barra de pesquisa possui uma “função de sugestão” que é complementada por IA. Com esse recurso, você pode simplesmente inserir uma palavra-chave parcial e ela sugerirá automaticamente arquivos e e-mails relacionados para você selecionar imediatamente. Você não precisa procurá-lo manualmente, o que economiza tempo.

Composição InteligenteFunçãosugere automaticamente palavras-chave e frases conforme você redige seus e-mails, reduzindo ainda mais o tempo de digitação. Dessa forma, você pode ir além de apenas conhecer as palavras-chave e acessar os e-mails e documentos certos com o mínimo de esforço.

Técnicas para “marcar” palavras-chave

Google ManterやGoogle CalendarAgora, você pode ir além de simples buscas por palavras-chave e economizar ainda mais esforço ao ``marcar'' palavras-chave. Por exemplo, no Google Keep, você pode usar rótulos como “Reuniões”, “Memorandos” e “Ideias” e pesquisá-los mais tarde, quando precisar deles.

Lições aprendidas com o fracasso: Por que não consegui me organizar?

Certa vez, tentei aperfeiçoar minha organização manual e passei horas classificando as coisas em pastas, apenas para acabar esquecendo onde estava tudo nas semanas seguintes. Quando percebi isso, percebi pela primeira vez que estava perdendo meu “tempo de organização”. Então mudei para a pesquisa por palavra-chave no Google Workspace e meu progresso no trabalho tornou-se visivelmente mais tranquilo. Agora você pode se concentrar nas tarefas que realmente importam, em vez de se preocupar em organizar pastas.

FAQ: Perguntas frequentes para maior compreensão

Por que você deve usar a pesquisa por palavra-chave?

Pesquisa por palavra-chaveCom o , você pode reduzir significativamente o tempo gasto procurando arquivos manualmente e acessar rapidamente as informações necessárias. Outro ponto forte é que você pode pesquisar todo o Drive e Gmail de uma vez, sem se preocupar com a hierarquia de pastas.

O que é mais rápido: Escrita inteligente ou digitação normal?

O Smart Compose prevê as frases que você digita e as sugere automaticamente, o que certamente economizará seu tempo em comparação com a digitação normal.

O que devo fazer se minha pesquisa por palavra-chave não funcionar?

Se você não obtiver nenhum resultado para uma palavra-chave específica, tente pesquisar novamente usando sinônimos ou frases relacionadas. Você também pode restringir sua pesquisa usando as opções de pesquisa do Google Drive ou do Gmail para obter melhores resultados.

Pode ser vinculado a outras ferramentas?

O Google Workspace é semelhante ao Slack eTrelloTambém pode ser vinculado a ferramentas externas, como Isso permite que você aproveite instantaneamente as palavras-chave usadas em outras ferramentas do Google Workspace.

Alguma outra técnica além da pesquisa por palavra-chave?

Google driveUma maneira é usar a função de filtragem do . Você pode restringir ainda mais seus resultados por formato de arquivo, data, etc., para uma pesquisa mais precisa.

Técnicas de gerenciamento de arquivos usando palavras-chave somente de pesquisa

Quando aparece um grande número de candidatos de pesquisa, pode ser difícil encontrar um arquivo. Para evitar que isso aconteça,Incorporando palavras-chave em arquivosvai resolver isso. Isso significa que não há necessidade de categorização ou mesmo marcação.

Em relação à rotulagem usando palavras-chave adicionadas neste arquivo, acho que seria uma boa ideia apenas adicionar as palavras-chave no arquivo, pois elas serão encontradas nas pesquisas.

No entanto, como você pode evitar esquecer a palavra-chave em si?

Gerenciar arquivos usando palavras-chave é uma abordagem muito racional para adotar “técnicas de organização sem organização”. No entanto, há um problema: se você esquecer a palavra-chave em si, ficará difícil pesquisá-la. Portanto,Dicas para não esquecer palavras-chaveEu gostaria de sugerir alguns.

1. Crie regras de palavras-chave consistentes

Se a palavra-chave for ambígua, tende a ser confusa posteriormente,regras consistentesÉ importante criar Por exemplo, crie palavras-chave de acordo com um padrão específico, como “nome do projeto_trabalho” para itens relacionados ao trabalho e “viagem_pessoal” para itens pessoais. Isso torna mais fácil lembrar as palavras-chave padronizadas durante a pesquisa.

• 例: se você incorporar metadados no formato "nome do projeto_data_chave" em todas as suas notas e arquivos, poderá pesquisar posteriormente com base no "nome do projeto".

2. Gerencie sua lista de meta palavras-chave

Depois de definir as palavras-chave, você pode salvá-las no Google Keep ou no Google Docs.Lista de palavras-chave que usoÉ útil salvar o arquivo . Ao gerenciar isso como uma lista, você pode consultá-la rapidamente quando necessário. Ele atua como um “dicionário” para lembrar palavras-chave.

• 方法: Crie um memorando chamado ``Lista de palavras-chave'' no Google Keep e adicione palavras-chave usadas para projetos e tarefas. Use o recurso de pesquisa do Google Keep para encontrar rapidamente palavras-chave em suas anotações.

3. Use várias palavras-chave relacionadas

em um arquivovárias palavras-chaveTambém é eficaz para incorporar. Especialmente quando você precisa pesquisar de múltiplas perspectivas, adicionar diferentes palavras-chave relacionadas ao mesmo conteúdo tornará mais fácil encontrar resultados de qualquer perspectiva.

• 例: combine várias palavras-chave relacionadas e insira-as no arquivo, como "Planejando reunião_proposta_2024" e "Projeto A_reunião_2024".

4. Revisão regular

Ao revisar regularmente o gerenciamento de palavras-chave, você pode evitar ficar confuso com muitas palavras-chave. É eficaz verificar sua lista de palavras-chave de vez em quando e excluir ou modificar palavras-chave desnecessárias ou duplicadas.

5. Aproveite seu histórico de pesquisa

Google Drive e Google Docs sãoHistórico de buscaestá segurando. Palavras-chave e padrões de pesquisa usados ​​com frequência permanecem em seu histórico, portanto, mesmo que você os esqueça, poderá pesquisar novamente facilmente em seu histórico de pesquisa. Ao continuar a usar conscientemente os padrões de pesquisa usados ​​com frequência, você pode obter dicas de seu histórico, mesmo se esquecer uma palavra-chave.

ま と め

Ao usar palavras-chave,regras consistentese para fazerTenha uma lista de meta palavras-chaveIsto é eficaz. Além disso, ao usar palavras-chave relacionadas e seu histórico de pesquisa para poder pesquisar de várias perspectivas, você poderá tornar mais difícil esquecer e recuperar informações sem problemas.

Finalmente: palavras-chave mudam o futuro

Ouça com atenção, sinta o som do teclado e digite as palavras-chave com a ponta dos dedos. Naquele momento, como num passe de mágica digital, a informação necessária aparece na tela. O sentido do tato, as informações que você vê e as respostas que você obtém criam o ritmo do seu trabalho. Este é o momento em que você não pode deixar de sorrir.

Mas pense nisso. Não estamos presos à ilusão de “organizar”? Por que não nos concentramos mais em economizar tempo? O que as seguintes palavras-chave atrairão?

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