Um guia completo sobre como usar o ClickUp: 5 segredos para aumentar drasticamente a eficiência!

Última atualização: 2024 de setembro de 11

あVocê ainda gerencia suas tarefas usando post-its ou Excel? No passado, quando estava sobrecarregado com uma montanha de trabalho, dizia a mim mesmo: “Por enquanto está tudo bem”. Mas, para ser sincero, eu estava apenas adiando o caos enquanto tentava administrar meu trabalho.

Como usar o ClickUp

Percebi isso depois que comecei a usar o ClickUp. Tudo começou a funcionar de forma surpreendentemente simples e eficiente. Gostaria que as pessoas conhecessem esta ferramenta, mesmo que já tenham ouvido falar dela, mas estejam se perguntando: "O que há de tão bom nela?"

Se você ainda está lidando com tarefas da maneira antiga, pense por que deveria parar de realizá-las. O maior risco de não usar o ClickUp é perder tempo, perder a confiança de sua equipe e, eventualmente, deixar todo o projeto fora de controle.

Você leu isso? Como usar o Monday.com: 10 dicas para transformar seu gerenciamento de projetos?

Uma explicação completa de como usar o ClickUp [imperdível para usuários iniciantes e avançados]

Clamberé uma plataforma poderosa para centralizar o gerenciamento de tarefas e projetos. O ClickUp multifuncional pode parecer um pouco complicado para usuários iniciantes, mas quando você se acostumar, melhorará muito a eficiência do seu trabalho.

Neste artigo,Operações básicas e recursos avançados do ClickUpVou explicar em detalhes.

Leia isto para entender as práticas recomendadas para usar o ClickUp para concluir seus projetos com eficiência. Ele fornece informações úteis não apenas para iniciantes, mas também para usuários avançados que desejam utilizá-las mais profundamente.

Operações básicas do ClickUp

Criação de conta e configurações iniciais

Primeiro, crie uma conta ClickUp. Os passos são simples.公式 サ イ トAcesse e cadastre seu endereço de e-mail para se inscrever. Após o registro, você será solicitado a definir as configurações básicas da conta.

1. Personalize sua conta: Configure seu perfil e crie um espaço para o nome da sua equipe e gerenciamento de tarefas pessoais.
2. Otimizar configurações de notificação: muitas notificações serão enviadas por padrão, mas considere personalizá-las conforme apropriado para a eficiência do trabalho.
3. Seleção do plano: O plano gratuito do ClickUp é completo, mas se você precisar de recursos mais avançados, considere um plano pago.

Criar e gerenciar projetos

Gerenciamento básico de tarefas no ClickUpespaço,Lista,tarefaEstá centrado em três estruturas: É importante compreender esta estrutura hierárquica para prosseguir com o projeto de forma eficiente.

1. Crie um espaço: Crie espaços diferentes para cada projeto e organize tarefas e documentos relacionados. É conveniente dividir o espaço por “projeto”, “cliente” e “departamento”.
2. Adicionando listas e tarefas: crie uma lista em um espaço e adicione tarefas específicas a ela. É uma boa ideia separar a lista por categoria ou progresso.
3. Personalize tarefas: Defina prazos, responsáveis, prioridades, etc. para tarefas. Interaja com os membros da sua equipe nos comentários e adicione anexos para compartilhar informações.

Como usar o calendário e a visualização do quadro

Como poderosa ferramenta de gerenciamento visual do ClickUp,カレンダーとvisualização do quadroが あ り ま す.

• カレンダーpermite verificar visualmente os prazos e o progresso das tarefas. É conveniente poder alterar tarefas individuais arrastando-as e soltando-as.
• visualização do quadroé um recurso que permite gerenciar tarefas em andamento e concluídas em formato kanban. Também é ótimo para gerenciamento ágil de projetos.

Técnicas aplicadas ClickUp

Aproveite os recursos de automação

Recursos de automaçãoAo usar o , você pode agilizar tarefas rotineiras e economizar tempo. Por exemplo, você pode criar automaticamente a próxima tarefa ou enviar uma notificação quando o status de uma tarefa mudar para “concluída”. A automação do fluxo de trabalho é especialmente eficaz para projetos com muitas tarefas rotineiras.

1. Criando regras de automação: com base em um gatilho específico (por exemplo, uma alteração de status de tarefa), execute automaticamente as seguintes ações:
2. Criando uma tarefa recorrente: você pode configurar facilmente a criação automática de tarefas recorrentes, como tarefas semanais ou mensais.

Utilize modelos

ClickUp usa modelos de tarefas e projetos paraElimine o incômodo de repetir as mesmas tarefas indefinidamenteVocê pode. Especialmente ao trabalhar em vários projetos semelhantes, o uso de modelos pode melhorar drasticamente a eficiência.

• modelo de tarefa: você pode recuperar facilmente a estrutura e o conteúdo das tarefas predefinidas.
• modelo de projeto: você pode começar a trabalhar imediatamente, sem precisar configurar tudo do zero.

Características avançadas

Filtragem e pesquisa avançadas

ClickUp possui uma ferramenta poderosa que permite pesquisar facilmente projetos e tarefas anteriores.Função de filtragemHá. Ao gerenciar um grande número de tarefas, pode ser difícil pesquisar uma tarefa ou informação específica, mas com esse recurso você pode encontrar rapidamente a tarefa que procura.

• filtro customizado: Ao definir condições específicas e filtragem, você pode exibir apenas tarefas importantes.
• Consultas de pesquisa salvas: É conveniente salvar as condições de pesquisa que você usa muitas vezes.

Amplie sua funcionalidade com ClickApps

ClickAppsé uma extensão que aprimora ainda mais a funcionalidade do ClickUp. Existem muitas opções de personalização que você pode adicionar para se adequar ao seu negócio, incluindo controle de tempo e fluxos de trabalho de aprovação. Para usuários avançados, esse recurso permite maximizar o potencial do ClickUp.

• rastreamento de tempo: registre automaticamente o tempo gasto nas tarefas e visualize o andamento de todo o projeto.
• Função de aprovação: Automatize o processo de solicitação de aprovação do supervisor ou líder de equipe para documentos e tarefas.

Otimize a colaboração da equipe

ClickUp permite colaboração em tempo real entre equipes. Ao usar a função de comentários, menções e notificações, você pode manter a comunicação entre os membros tranquila.

• Atualizações em tempo real: quando alguém edita uma tarefa, as alterações entram em vigor imediatamente, para que você possa sempre se manter atualizado com as informações mais recentes.
• Discussão por tarefa: Cada tarefa tem uma seção de comentários onde você pode discutir.

Resumo: práticas recomendadas para aproveitar ao máximo o ClickUp

Neste artigo, explicamos tudo, desde o uso básico até os recursos avançados do ClickUp. Ao usar o ClickUp de forma eficaz, você pode agilizar suas operações diárias e melhorar a produtividade de toda a sua equipe.

Comece se acostumando com o básico e depois passe gradualmente para automação, modelos e recursos de pesquisa avançada. Em seguida, você pode adicionar ClickApps conforme necessário e criar o fluxo de trabalho ideal para o seu negócio.

Com base nisso,Aproveite ao máximo o ClickUp e leve seu gerenciamento de projetos para o próximo nível.

Este infográfico ilustra claramente os três recursos principais do ClickUp.

Tabela de comparação de funções principais do ClickUp [para usuários iniciantes a avançados]

A tabela abaixo fornece uma comparação rápida dos principais recursos do ClickUp e organiza informações úteis para usuários iniciantes e avançados.

Use esta tabela para determinar quais recursos do ClickUp atendem às suas necessidades atuais.

Mestre ClickUp! Uma maneira surpreendente de ficar à frente do futuro do gerenciamento de tarefas

Ainda nãoImagine o que está por vir. Todos em sua equipe podem compreender suas tarefas rapidamente e não há erros de coordenação. Você pode ver instantaneamente quem está trabalhando em quê, e projetos com prazos podem ser avançados com bastante tempo de sobra. Não há necessidade de reuniões desnecessárias, criando um ambiente de trabalho livre de estresse.

ClickUp pode fazer isso acontecer. Aqui, a partir de uma perspectiva única, apresentaremos maneiras inovadoras de usá-lo que você não encontrará em nenhum outro lugar.

O gerenciamento de tarefas não é apenas uma “lista de tarefas”?

Você já pensou que estava gerenciando suas tarefas, mas na verdade estava preso à sua lista de tarefas? Eu costumava me contentar com apenas uma lista de tarefas. No entanto, percebi que só porque estava na lista não poderia fazer nada a respeito. A chave para sair desta situação foi estabelecer um “sistema para lidar com tarefas”.

O poder do estabelecimento de metas e das “tarefas de contagem regressiva”

A coisa mais importante ao usar ClickUp éMontando tarefas usando pensamento retrógradoé. Em vez de apenas listar tarefas, trabalhe de trás para frente a partir de seu objetivo para descobrir cada etapa.

Por exemplo, se sua equipe tem um prazo de duas semanas para concluir um projeto, trabalhe de trás para frente e estabeleça prazos para cada membro.

Ao definir metas, o segredo é ter uma visão concreta de sucesso. Que tipo de resultados você almeja? Por exemplo, ao lançar um novo produto, o objetivo é a data de lançamento, mas há muitas etapas que levam a isso, como criação de protótipos, preparação de materiais de marketing e revisões internas. Gerenciando essas coisas de trás para frente, você poderá prosseguir sem problemas.

Visualize o status da equipe em tempo real

Outro grande desafio éAcompanhe todos em sua equipeé. Ao utilizar a função “painel” do ClickUp, você pode visualizar o status da tarefa de todos os membros em tempo real. Você pode ver tudo rapidamente, eliminando o incômodo de relatar o progresso por meio de reuniões e e-mails.

Técnicas revolucionárias para otimizar seu negócio com ClickUp

Evite se afogar na “inundação de informações” com visualizações personalizadas

Você se afoga em informações quando tem tantas tarefas para fazer? Um dos recursos poderosos do ClickUp évisualização personalizadaé. Você pode visualizar suas tarefas em vários formatos, incluindo listas, calendários, gráficos de Gantt e quadros, para poder gerenciá-las da perspectiva que melhor atende às suas necessidades.

Quero especialmente exibir apenas "Coisas para fazer hoje"visualização de lista simplesEu adoro usá-lo. Dessa forma, você pode se concentrar em seus objetivos do dia sem se distrair com outras tarefas.

Reduza o “trabalho” com automação

Ainda configura manualmente as mesmas tarefas sempre? Clique para cimaRecursos de automaçãoCom , tarefas repetitivas podem ser concluídas com um único clique. Por exemplo, você pode gerar automaticamente a próxima tarefa à medida que um projeto avança ou configurar notificações a serem enviadas quando um determinado status for alterado.

Um dia, percebi que estava configurando manualmente as mesmas tarefas repetidas vezes e pensei comigo mesmo: “Isso não é uma perda de tempo?” Então comecei a usar a automação, o que me economizou muito tempo.

A arma secreta do ClickUp para aumentar a eficiência várias vezes

Elimine o “buraco negro do conhecimento” com ClickUp Docs

Você já perdeu conhecimento ou informações dentro de sua equipe? Clique para cimaRecursos do DocumentosAo usar , você pode gerenciar centralmente todas as suas informações. Evite a confusão de informações reunindo procedimentos, materiais de referência e ideias que devem ser compartilhados com toda a equipe em um só lugar.

Quando usei esse recurso pela primeira vez, senti que era capaz de extrair o “buraco negro do conhecimento” reunindo todas as informações dispersas.

“Função objetivo” que aumenta a motivação da equipe

À medida que um projeto avança, a motivação pode diminuir se a equipe como um todo não souber até que ponto está. Nesses casos, ClickUp é útil.Função objetivoé. Com esse recurso, você pode visualizar constantemente o progresso que está fazendo em direção aos seus objetivos, o que pode aumentar o moral de sua equipe.

Como usar o ClickUp aprendido com o fracasso [história de experiência]

Na verdade, no início descobri que o ClickUp tinha tantas funções que não conseguia usá-las corretamente e desisti muitas vezes. À medida que o número de tarefas aumentou, tornou-se difícil saber onde estavam as coisas e continuou a ser difícil coordenar com os membros da equipa.

No entanto,Prioridade da tarefaAo revisar a “visualização de destaque” e focar em tarefas importantes, o trabalho tornou-se mais eficiente. Esta foi a oportunidade para experimentar o verdadeiro poder do ClickUp.

Perguntas frequentes para ajudá-lo a usar o ClickUp

Você ainda usa a maneira antiga de gerenciar tarefas?

Os métodos antigos continuam a consumir seu tempo.

Você confia em notas manuscritas ou planilhas? ClickUp economiza muito tempo centralizando e digitalizando suas tarefas.

ClickUp é uma ferramenta exclusiva para equipe?

Não, também é adequado para negócios pessoais.

ClickUp possui ótimos recursos não apenas para equipes, mas também para gerenciamento de tarefas individuais e definição de metas. Gerencie facilmente suas tarefas diárias e objetivos de longo prazo.

ClickUp tem tantas funções que não tenho certeza se conseguirei dominá-las. O que devo fazer?

Vamos começar de forma simples.

Tentar usar todos os recursos de uma vez pode ser confuso, mas comece criando uma tarefa ou usando a visualização de lista. Depois de se acostumar, você poderá expandir gradualmente sua funcionalidade.

A automação realmente ajuda?

A automação é a magia do tempo.

Automatize tarefas manuais repetitivas para se libertar das tarefas diárias. Envie notificações e atualizações de status automaticamente para agilizar o fluxo de trabalho.

Preciso de alguma outra ferramenta quando começar a usar o ClickUp?

Pode ser unificado dependendo de como é usado.

ClickUp abrange gerenciamento de projetos, gerenciamento de tarefas e criação de documentos, possibilitando reduzir e centralizar outras ferramentas.

Resumo: Novas possibilidades com ClickUp

Ao dominar o ClickUp, seu fluxo de negócios se torna simples e poderoso. Sua equipe colabora em tempo real, sem esforço e sem problemasTrabalharprogride. A sensação é parecida com o prazer de ter uma mesa organizada e ter tudo o que você precisa ao seu alcance. Aproveite o gerenciamento visual de tarefas, a automação para economizar tempo e o momento em que toda a sua equipe avança em direção à mesma visão.

Então, que tipo de futuro você imagina com ClickUp? Você está perdendo a oportunidade de gerenciar tarefas e aumentar sua equipe em uma plataforma?

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