Última atualização: 2024 de setembro de 11

あVocê ainda está perdendo seu tempo? Você realmente precisa organizar centenas de e-mails comerciais e procurar versões de arquivos?

Como usar o Google Workspace

Eu também era assim. Agarrei-me aos meus velhos hábitos, embora achasse que eram ineficientes. No entanto, um dia, mudei repentinamente para o Google Workspace e meu trabalho começou a correr bem como num passe de mágica.

Por que você não tenta isso também? Apenas dar um passo pode economizar muito tempo e estresse. Ao não usar o Google Workspace, você corre o risco de perder e-mails importantes, confundir dados e, na pior das hipóteses, arruinar o projeto de toda a sua equipe.

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Guia sobre como usar o Google Workspace: do básico ao avançado

Google Workspace (anteriormente G Suite) é um conjunto de ferramentas projetado para aumentar drasticamente a eficiência do trabalho para empresas e indivíduos. Quer você seja novo no serviço ou um usuário empresarial regular, o Google Workspace é versátil, mas intuitivo.

Neste artigo, explicaremos os fundamentos do Google Workspace, uso avançado e dicas para melhorar a produtividade. Ao final deste artigo, você se sentirá confiante ao usar o Google Workspace.

O que é o Google Workspace?

Visão geral básica do Google Workspace

Espaço de trabalho do Googleé um pacote de produtividade baseado em nuvem para usuários empresariais e pessoais. Ele foi projetado para centralizar suas ferramentas, incluindo Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Meet e muito mais, para que você possa trabalhar em qualquer lugar. Além do mais, o Google Workspace facilita a colaboração em tempo real e estimula o trabalho em equipe.

Introdução de cada ferramenta

• Gmail: Uma plataforma de e-mail amada por muitas pessoas. A troca tranquila de e-mails é possível.
• Google drive: Um serviço de armazenamento em nuvem para arquivos. Acesse seus arquivos de qualquer lugar e compartilhe-os com outras pessoas.
• Google Docs: Ferramenta de escrita. Um grande ponto forte é que várias pessoas podem editar documentos em tempo real.
• Google Conheça: Ferramenta de reunião online. Ele integra videoconferência, chamadas de voz e chat.

Essas ferramentas não são apenas fáceis de acessar, mas também poderosamente integradas. Por exemplo, você pode editar arquivos no Google Docs diretamente do Gmail. Não é atraente poder prosseguir com o trabalho eliminando esforços desnecessários?

Conveniência do Google Workspace e razões para introduzi-lo

A razão para implementar o Google Workspace não é apenas melhorar a produtividade. Por serem baseados na nuvem, seus dados são armazenados com segurança e acessíveis a qualquer hora e em qualquer lugar. Além disso, os recursos de colaboração em tempo real permitem que você trabalhe sem problemas com colegas remotos. Pode-se dizer que é uma ferramenta muito adequada na era atual em que o trabalho remoto está aumentando.

Planos de preços e comparação de recursos do Google Workspace

O Google Workspace tem vários planos de preços que você pode escolher com base no tamanho e nas necessidades do seu negócio.

Características de cada plano e como escolher o recomendado

• Iniciante de Negócios: Para equipes pequenas. São fornecidos 30 GB de armazenamento em nuvem.
• Padrão de Negócios: Ideal para empresas de médio porte. Inclui 2 TB de armazenamento e recursos de conferência expandidos.
• Business Plus: para organizações maiores, oferece 5 TB de armazenamento e recursos avançados de segurança.

Starter e Standard são melhores para pequenas empresas e proprietários individuais, enquanto Business Plus é recomendado para empresas com grandes quantidades de dados. Escolha um plano de acordo com as funcionalidades que você precisa.

Como usar as principais ferramentas do Google Workspace

A partir daqui explicaremos como usar as principais ferramentas do Google Workspace.

Como usar o Gmail

Gmail é um serviço de e-mail usado por milhões de usuários em todo o mundo. O Gmail fornecido pelo Google Workspace foi adicionado com vários recursos para melhorar a eficiência do trabalho.

Como enviar e receber e-mails

As operações básicas são muito simples. Para enviar um novo e-mail, basta clicar em “Criar” no canto superior esquerdo da tela, inserir o assunto e o corpo e clicar em “Enviar”. Sua caixa de entrada de e-mail também será atualizada automaticamente e notificará você sobre novos e-mails em tempo real.

Organização usando rótulos e filtros

O Gmail possui recursos organizacionais poderosos chamados rótulos e filtros. Personalize sua caixa de entrada e encontre facilmente e-mails importantes com marcadores. Você pode definir filtros para organizar automaticamente e-mails que atendam a critérios específicos.

Seja mais eficiente com respostas inteligentes e adiamento

A Resposta Inteligente fornece sugestões de respostas simples com base no conteúdo do e-mail. Você também pode usar o recurso de suspensão para ocultar temporariamente da sua caixa de entrada e-mails que deseja tratar mais tarde e receber notificações novamente em um horário especificado.

Como usar o Google Drive

Google driveé um serviço que armazena arquivos na nuvem e permite acessá-los de qualquer lugar.

Como fazer upload e compartilhar arquivos

Fazer upload de arquivos é fácil. Clique no botão “Novo” e selecione “Carregar arquivo”. Basta selecionar o arquivo que deseja compartilhar, clicar no botão “Compartilhar” e especificar o destinatário para enviar o arquivo.

Melhores práticas para gerenciamento de pastas

O gerenciamento de pastas pode ser dividido por projeto ou cliente para facilitar sua localização. É importante organizar seus arquivos decidindo as convenções de nomenclatura.

Como versionar e restaurar arquivos

O Google Drive possui um recurso de controle de versão de arquivo que permite reverter para versões anteriores. Isso permite restaurá-lo facilmente, mesmo se você o substituir acidentalmente.

Como usar o Google Docs

Google Docs é uma ferramenta que permite criar, compartilhar e editar documentos de texto com outros usuários.

Como criar e compartilhar documentos

Para criar um novo documento, abra o Google Docs e escolha Novo. Você pode então criar um documento e coeditá-lo com outras pessoas usando o botão “Compartilhar” no canto superior direito.

Benefícios da edição colaborativa em tempo real

O Google Docs permite edição colaborativa em tempo real, permitindo que várias pessoas acessem e editem o mesmo documento ao mesmo tempo. Isso agiliza o trabalho documental entre as equipes.

Criação eficiente de documentos usando funções de modelo

O Google Docs oferece uma variedade de modelos para documentos comerciais, relatórios, currículos e muito mais. Os modelos evitam o trabalho de criar algo do zero e ajudam você a trabalhar com mais eficiência.

Como usar o Google Meet

Google Conheçaé uma ferramenta para videoconferência. Agora que o trabalho remoto se tornou popular, ele está sendo amplamente utilizado.

Como hospedar uma videoconferência

Para iniciar uma reunião com o Google Meet, basta criar uma reunião no Google Agenda e enviar o link aos seus convidados. Operação simples e fácil de entender.

Aproveite as vantagens dos recursos de compartilhamento de tela e gravação de reuniões

Compartilhe sua tela durante reuniões para compartilhar apresentações e materiais em tempo real. Além disso, você pode usar a função de gravação para verificar o conteúdo da reunião posteriormente.

Dicas para reuniões remotas eficazes

Para garantir uma reunião remota tranquila, é importante compartilhar a agenda com antecedência e ser pontual. Use os recursos de bate-papo e levantamento de mãos do Google Meet para garantir uma comunicação tranquila.

Uso avançado do Google Workspace

Aqui mostraremos como aproveitar ainda mais o Google Workspace.

Gerencie completamente sua programação com o Google Agenda

O Google Agenda é uma ótima maneira de centralizar suas agendas pessoais e de equipe.

Como criar eventos e usar calendários compartilhados

Crie eventos e use um calendário compartilhado para manter toda a sua equipe no caminho certo. Além disso, com o recurso de lembrete, você não terá que se preocupar em perder compromissos importantes.

Aumente a eficiência com tarefas e lembretes

Ao usar tarefas e lembretes, você pode gerenciar facilmente o andamento de tarefas individuais. Isso permite que você execute suas tarefas diárias com mais eficiência.

Gerencie notas e tarefas com o Google Keep

Google Manteré adequado para gerenciar notas e tarefas simples.

Técnicas de organização usando tags e lembretes

Use o recurso de tag para organizar suas notas em categorias. Você também pode definir lembretes para nunca esquecer tarefas importantes.

Colaboração em equipe usando recursos de coedição

Você também pode colaborar com outros membros no Google Keep. Isso permite um fácil gerenciamento de tarefas e um compartilhamento tranquilo de ideias.

Como usar o Google Workspace para melhorar a produtividade

Por fim, aqui estão algumas maneiras de usar o Google Workspace para aumentar a eficiência do seu trabalho.

Aumente a eficiência do trabalho fazendo uso total das teclas de atalho

Cada ferramenta do Google Workspace possui muitas teclas de atalho úteis. Ao lembrar dessas coisas, sua velocidade de trabalho aumentará muito.

Lista de atalhos úteis para Gmail, Docs e Drive

• Gmail: Crie um novo e-mail com "c", arquive com "e"
• Google Docs: "Ctrl + B" para negrito, "Ctrl + K" para inserir link
• Google drive: Crie uma nova pasta com "Shift + T"

Gerenciamento de projetos usando o Google Workspace

O Google Workspace também é ótimo para gerenciamento de projetos.

Como usar o Planilhas Google e o Google Tasks

Gerencie o progresso das tarefas com o Planilhas Google,Google TasksAo listar tarefas individuais, você pode facilmente ter uma visão geral do seu projeto.

Alocação de tarefas da equipe e gerenciamento de progresso

Divida as tarefas entre os membros da equipe e compartilhe o progresso em tempo real com o Planilhas Google. Isso permite o bom andamento do projeto.

ま と め

Embora o Google Workspace tenha muitos recursos, sua operação é simples e intuitiva. Ao usar o Gmail, o Google Docs e o Google Drive, você pode executar tarefas com eficiência e o trabalho remoto e em equipe podem ocorrer sem problemas. Além disso, ao incorporar teclas de atalho e funções de gerenciamento de projetos, você poderá melhorar drasticamente a eficiência do seu trabalho diário.

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Este infográfico fornece uma explicação simples de como aproveitar o Google Workspace.

Visão geral do Google Workspace e tabela de comparação de uso de cada ferramenta

A tabela abaixo compara os recursos e usos das principais ferramentas do Google Workspace e mostra onde elas são mais eficazes.

Esta tabela ajuda você a entender rapidamente como aproveitar cada ferramenta do Google Workspace.

Como aproveitar ao máximo o Google Workspace para maximizar a produtividade da sua equipe

GVocê não acha que o oogle Workspace é apenas uma "ferramenta útil"? Se você revelar seu verdadeiro potencial, se tornará alguém que poderá mudar drasticamente seu ambiente de trabalho. Mesmo entre aqueles que já o utilizam, muitos não o utilizam em todo o seu potencial.

Aqui estão algumas ideias práticas e dicas que você não encontrará em nenhum outro lugar que o ajudarão a dominar totalmente o Google Workspace.

Imagine um futuro onde seus problemas já estão resolvidos.

Os dias são preenchidos com uma grande quantidade de e-mails pela manhã e as tarefas não são realizadas devido a horários de reuniões conflitantes. E se você pudesse se libertar dessa confusão e criar um ambiente onde todos da sua equipe pudessem trabalhar com eficiência? Se você usar o Google Workspace corretamente, isso pode se tornar realidade.

Por que muitas pessoas não conseguem usar o Google Workspace corretamente?

Muitas pessoas começam a usar o Google Workspace, mas acabam utilizando apenas alguns de seus recursos. Existem várias razões para isso. Primeiro, eles não têm consciência da poderosa capacidade que múltiplas ferramentas têm de trabalhar juntas. Em segundo lugar, apegar-se habitualmente aos velhos hábitos.

Por exemplo, você abre seu e-mail e atualiza manualmente os dados em uma planilha todos os dias? É assim que você ignora o verdadeiro poder do Google Workspace.

Então, como podemos mudar esta situação?

1. Elimine tarefas diárias mundanas com os recursos de automação do Google Workspace

O Google Workspace possui recursos de automação ocultos que muitos usuários tendem a ignorar. Ao usar essas ferramentas, você ficará livre de tarefas diárias tediosas.

Automação de planilhas e scripts de aplicativos

Planilhas GoogleScript do aplicativomudará drasticamente a maneira como você trabalha com planilhas. Por exemplo, você pode usar esse script para automatizar a agregação e o relatório de dados de rotina. Como resultado, tarefas que costumavam levar uma hora agora podem ser concluídas com um único clique.

Exemplo concreto: Eu costumava passar meio dia escrevendo relatórios semanais. Um dia, configurei o Planilhas Google para gerar fórmulas e gráficos automaticamente usando o App Script. Como resultado, os relatórios agora podem ser concluídos em apenas alguns minutos, liberando você para se concentrar em outras tarefas importantes.

2. Transforme o Google Chat em uma verdadeira ferramenta de colaboração

O Google Chat é mais do que apenas uma ferramenta de bate-papo. Quando usado corretamente, pode melhorar a comunicação entre as equipes e agilizar o gerenciamento de projetos.

Aproveite bots e lembretes automatizados

Por exemplo, o Google Chat tembot de lembreteやbot de gerenciamento de projetosexiste. Ao usar isso, você pode evitar que tarefas sejam omitidas em sua equipe e gerenciar o andamento do projeto em tempo real.

história de fracasso: Era uma vez um grande projeto que fracassou porque alguém esqueceu uma tarefa importante. Se eu tivesse usado o recurso de lembrete do Google Chat naquele momento, essa tragédia poderia ter sido evitada.

3. Leve o gerenciamento de seus projetos para o próximo nível com o Google Drive

Muitas pessoas pensam no Google Drive apenas como um lugar para armazenar arquivos, mas também pode ser uma ferramenta poderosa de gerenciamento de projetos. É especialmente útil quando se trabalha em equipe.

Integração do Google Drive e Trello

Google Drive e ferramentas de gerenciamento de projetosTrelloAo vincular, você pode vincular documentos e arquivos do Drive a cartões de tarefas e prosseguir com todo o projeto com eficiência. Isso permite que todos em sua equipe vejam as mesmas informações em tempo real e vejam rapidamente o progresso das tarefas.

4. O Formulários Google torna a coleta de dados muito fácil

O Formulários Google é mais do que apenas uma ferramenta de criação de pesquisas. Você pode usá-lo para diversos fins, como coletar feedback sobre um projeto ou monitorar quem está participando de um evento.

Usado para gerenciamento e análise de participação em eventos

Por exemplo, ao gerenciar participantes em um evento ou reunião da empresa, você pode usar o Formulários Google para coletar presença e o Planilhas Google para agregar presença automaticamente. Isso elimina a necessidade de organizar os dados manualmente. Além disso, também é possível gerar automaticamente gráficos estatísticos com base nos resultados agregados.

Perguntas frequentes: perguntas frequentes sobre o Google Workspace

Como você gerencia as agendas de toda a sua equipe no Google Workspace?

Para gerenciamento de cronograma de toda a equipe,Calendário do Googleusar. Você pode criar um calendário compartilhado e gerenciar as agendas de todos os membros da equipe de uma só vez. Você também pode ajustar facilmente os horários das reuniões.

Qual devo escolher, Google Docs ou Microsoft Word?

Documentos GoogleEdição colaborativa em tempo realやAcesso baseado em nuvemé superior porque é poderoso. Recomendamos o Documentos quando várias pessoas precisam editar ou quando trabalham remotamente.

Sempre tenho pouca conectividade nas reuniões do Google Meet. O que devo fazer?

Se a sua conexão do Google Meet estiver ruim, primeiroStatus da conexão Wi-FiVerificar,Reduza a resolução do vídeoExistem algumas coisas que podem ser melhoradas. Você também pode desligar o vídeo se não precisar dele, o que melhora a qualidade do áudio.

Quão confiável é a segurança do Google Workspace?

O Google Workspace é o melhor do setorprotocolos de segurançae oferece recursos como criptografia de dados e autenticação multifator. Independentemente do tamanho da sua empresa, temos um ambiente que você pode utilizar com tranquilidade.

Na verdade, tentei usá-lo, mas não pareceu funcionar. O que estou fazendo de errado?

Se você está confuso sobre como usar o Google Workspace, primeiroComo escolher a ferramenta certa para suas necessidadesPor favor, revise. A eficiência também diminui se você usar muitas ferramentas diferentes. Mantenha as configurações simples.

Experiência da vida real: como usar verdadeiramente o Google Workspace, aprendendo com os erros

Eu mesmo usei o Google Workspace incorretamente no início. Havia tantas ferramentas novas que fiquei confuso sobre como usá-las. E-mails, chats e planilhas eram gerenciados de forma desigual, atrasando projetos e perdendo informações importantes.

No entanto, ao vincular ferramentas e aproveitar os recursos de automação, conseguimos superar essa confusão. Como resultado, o projeto cumpriu o cronograma e toda a equipe foi mais produtiva.

Resumo: Crie o melhor fluxo de trabalho com o Google Workspace

Agora mesmo, feche os olhos e imagine por um momento. Vários e-mails e tarefas se acumulam ao seu redor. Cada vez que começo a trabalhar em alguma coisa, sou interrompido por outra coisa. Mas, nesse momento, o Google Workspace limpa a bagunça e começa a trabalhar de forma inteligente na ponta dos seus dedos.

Arquivos e agendas são organizados em um só lugar e todos da equipe podem trabalhar na mesma direção. Tarefas problemáticas agora são perfeitamente automatizadas e as informações que você precisa estão ao seu alcance quando você precisa delas. Esse é o resultado de aproveitar ao máximo o Google Workspace.

"seu时间Você realmente valoriza isso? ” Se não, comece a mudar de ideia hoje. O tempo é um bem que não pode ser devolvido.

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