Como usar o Microsoft Teams: 5 segredos, você está usando?

Última atualização: 2024 de setembro de 11

あVocê já perdeu três horas em seu primeiro dia de trabalho remoto, lutando com uma ferramenta desconhecida? Fiquei surpreso com o tempo perdido naquele dia. Senti que deveria haver uma maneira mais eficiente de proceder.

Como usar o Microsoft Teams

Você ainda gasta tempo no chat e no e-mail? Com o Microsoft Teams, você não precisa desse estresse.

Se você não aproveitar ao máximo esta ferramenta, poderá perder informações importantes, retardar o andamento do projeto ou até mesmo perder a confiança de sua equipe.

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Uma explicação completa de como usar o Slack: Quais são as 7 maneiras de usar o Slack?

Um guia completo sobre como usar o Microsoft Teams

リNo mundo de hoje, onde o trabalho remoto se tornou rapidamente popular, o Microsoft Teams tornou-se uma ferramenta indispensável de comunicação corporativa. Muitas pessoas usam o Teams todos os dias, mas poucas aproveitam todos os seus recursos avançados.

Neste guia, explicaremos as funções básicas para que até mesmo os iniciantes possam começar a usá-lo sem problemas, e também explicaremos em detalhes funções úteis ocultas e métodos de uso avançados para usuários intermediários e avançados.

1. O que é o Microsoft Teams?

Microsoft Teamsé uma plataforma baseada em nuvem que combina chat, videoconferência, compartilhamento de arquivos e ferramentas de colaboração. Com o aumento do trabalho remoto, ele é amplamente utilizado como forma de comunicação tranquila com membros da equipe localizados em locais remotos.

Por que o Teams é importante em ambientes de negócios

As equipes sãoMicrosoft 365(anteriormente Office 365) e está integrado com Word, Excel, PowerPoint,onedriveFunciona perfeitamente com ferramentas como Isso aumenta muito a eficiência do seu trabalho. Além disso, você pode se comunicar e colaborar em arquivos em tempo real, para poder trabalhar sem distância física.

2. Funções básicas do Microsoft Teams

As funções básicas do Microsoft Teams são simples, mas quando usadas de forma eficaz, a eficiência do trabalho pode ser bastante melhorada. Primeiro, vamos dar uma olhada em como usar as funções de bate-papo, funções de conferência e compartilhamento de arquivos comumente usadas.

2.1 Como usar a função de bate-papo

Enviando e recebendo mensagens

A função de bate-papo do Microsoft Teams é flexível e oferece suporte a tudo, desde mensagens entre indivíduos até bate-papos em grupo com várias pessoas. Ideal para consultas leves e comunicações empresariais dentro da equipe. Basta inserir o texto na área de entrada da mensagem e enviá-lo, e ele será entregue ao destinatário em tempo real. Além de texto, você também pode enviar arquivos, imagens, GIFs e emojis.

Como usar o chat em grupo e o chat privado

O Teams permite “bate-papo privado”, onde você pode ter bate-papos individuais, bem como bate-papos em grupo com várias pessoas. Os bate-papos privados são úteis para conversas privadas, enquanto os bate-papos em grupo são úteis para compartilhar o progresso do projeto e debater ideias.

2.2 Utilizando funções de conferência

Configurações de videoconferência A videoconferência é uma ótima maneira de se comunicar cara a cara com membros distantes da equipe. Configurar videoconferências no Teams é fácil. Você também pode agendar uma nova reunião, convidar membros ou iniciar uma reunião instantânea na guia Reuniões à esquerda da tela.

Crie e compartilhe agendas de reuniões A integração com o Outlook facilita o agendamento de reuniões e o compartilhamento delas com os participantes. Os convites para reuniões são adicionados automaticamente ao calendário da outra parte, e há também uma função de lembrete, para que você possa prosseguir com a reunião sem esquecer a programação.

2.3 Compartilhamento de arquivos e colaboração

Cooperação com OneDrive

O Microsoft Teams está intimamente integrado ao OneDrive, facilitando o compartilhamento de arquivos com os membros da equipe. Os arquivos compartilhados são armazenados na nuvem e podem ser acessados ​​por qualquer membro, melhorando a eficiência do trabalho.

Edição colaborativa de documentos

Particularmente útil é a capacidade de colaborar em documentos em tempo real. Documentos como Word e Excel podem ser editados por vários membros ao mesmo tempo, permitindo que comentários e correções sejam refletidos imediatamente. Este recurso permite que você continue trabalhando sem interrupções, mesmo durante bate-papos ou reuniões.

3. Uso avançado do Microsoft Teams

O Microsoft Teams não é apenas uma ferramenta básica de comunicação, mas também possui recursos poderosos que podem melhorar significativamente a eficiência do trabalho. Aqui, apresentaremos métodos de uso avançados que podem ser usados ​​por usuários intermediários e superiores.

3.1 Como usar equipes e canais

Como criar uma equipe

O Microsoft Teams permite criar “equipes” para cada projeto ou departamento. Depois de criar uma equipe, você poderá criar vários “canais” dentro da equipe e ter discussões separadas por tópico.

Por exemplo, crie canais como “Campanha” e “Pesquisa de Mercado” dentro de sua equipe de marketing para compartilhar informações com os membros sobre cada tema.

Estratégia de comunicação no canal

Ao fazer um bom uso dos canais, você pode reduzir a troca de informações desnecessárias e prosseguir com seu trabalho com tranquilidade. Ao separar canais para cada projeto, você pode evitar que as informações fluam para membros não relacionados e focar apenas nas informações necessárias.

3.2 Cooperação entre bot e aplicativo

Automação de fluxo de trabalho em equipes

O Microsoft Teams possui uma ferramenta de automação chamada “bot” que permite automatizar tarefas simples por meio de chat. por exemplo,"TrelloOuAsanaAo vincular-se a ferramentas de gerenciamento de projetos como ``, você pode relatar automaticamente o progresso das tarefas e definir lembretes.

Como integrar com outros aplicativos

As equipes podem ser integradas a vários aplicativos de terceiros para agilizar seu trabalho.SlackやZoom,Google driveAo integrar com as ferramentas que você está acostumado, você pode personalizar seu ambiente de trabalho para melhor atender você.

4. Dicas e truques úteis para Microsoft Teams

O Microsoft Teams possui muitos recursos úteis que muitos usuários ainda não conhecem. Aqui estão algumas dicas e truques para aumentar sua eficiência.

atalhos desconhecidos

• Ctrl + E: Pesquisa rápida disponível em qualquer tela
• Ctrl + Shift + M: ativar/desativar o som do microfone
• Ctrl + Shift + O:Ligue/desligue a câmera. Dominar os atalhos irá acelerar bastante o seu trabalho.

Técnicas de gerenciamento de projetos em equipes

Um recurso chamado “Planejador” é útil para gerenciar tarefas dentro do Teams. O Planner permite criar tarefas, atribuir pessoas e acompanhar visualmente o progresso. Você também pode enviar lembretes a outros membros da equipe e definir prazos de tarefas para gerenciar com eficiência todo o seu projeto.

5. Resumo: Como aproveitar ao máximo o Microsoft Teams

O Microsoft Teams é uma ferramenta poderosa com muitos recursos que melhoram drasticamente a eficiência do trabalho, incluindo chat e videoconferência, compartilhamento de arquivos, colaboração de documentos, automação de bots e muito mais. Em particular, o Teams pode ajudá-lo a superar os desafios do trabalho remoto e maximizar a produtividade de toda a sua equipe. Use este artigo como referência para aproveitar ao máximo todos os recursos do Microsoft Teams e fortalecer a colaboração em equipe.

No final das contas, o uso eficaz do Teams se resume a como você pode personalizar a ferramenta de acordo com as necessidades da sua equipe e integrá-la perfeitamente ao seu trabalho diário. Esperamos que este guia torne seu ambiente de trabalho mais confortável e produtivo.

Este infográfico é um resumo conciso de como usar o Microsoft Teams.

Lista das principais funções e pontos de utilização do Microsoft Teams

A tabela abaixo fornece um resumo fácil de entender das principais funções do Microsoft Teams e seus pontos de uso. Consulte-o para uso eficaz.

Use este gráfico para ajudar sua equipe a usar o Teams de maneira mais eficaz.

O verdadeiro potencial do Microsoft Teams: maneiras desconhecidas de usá-lo

リÀ medida que o trabalho remoto e híbrido avança, o Microsoft Teams se tornou mais do que apenas uma ferramenta de videoconferência. No entanto, ainda existem muitos usuários que não estão utilizando plenamente o seu potencial.

Aqui estão algumas maneiras inovadoras de aproveitar ao máximo o Teams que ninguém lhe contará. A leitura deste livro mudará drasticamente a maneira como você trabalha e melhorará drasticamente a produtividade de toda a sua equipe.

Vamos imaginar um futuro em que você não precise se preocupar em não conseguir usar o Teams corretamente.

Imagine. Ao aproveitar ao máximo os recursos do Microsoft Teams para você e toda a sua equipe, as reuniões ocorrerão sem problemas e as trocas desnecessárias de e-mails serão drasticamente reduzidas. O gerenciamento de dados e as conversas estão em perfeita harmonia em uma plataforma. O futuro ideal está aqui, onde todas as reuniões terminam, os resultados são imediatos e os projetos avançam dentro do prazo.

1. Recupere o tempo perdido: recursos de gerenciamento de tempo das equipes

O que você pode fazer para compensar o tempo que perde em seu trabalho diário? O Teams tem uma função desconhecida de gerenciamento de tempo.

Por exemplo, você pode aproveitar o recurso “fixar” nas mensagens de bate-papo para manter conversas importantes sempre acessíveis, em vez de enterradas. Além disso, usando a ``Fila de fala da reunião'', você pode gerenciar com eficiência quem falará em seguida, evitando reuniões longas. Na verdade, ao implementar esta funcionalidade, uma empresa conseguiu reduzir o tempo de reunião em 20%, libertando tempo para outras tarefas produtivas.

2. Como utilizar o assistente de IA no Microsoft Teams

Graças à evolução da tecnologia de IA, o Microsoft Teams possui poderosas funções de assistente integradas, como “Power Virtual Agents” e “Teams Bot”. No entanto, ainda são poucas as pessoas que aproveitam ao máximo esta situação.

Com este bot de IA, você pode automatizar tarefas diárias e lidar com tarefas repetitivas com facilidade. Por exemplo, você pode configurar relatórios automáticos de progresso do projeto para não precisar enviar um e-mail de confirmação a alguém todas as vezes.

Experiência:

Certa vez, no meio de um projeto movimentado, me sobrecarreguei com tarefas, pensando: “Farei tudo sozinho” e, como resultado, fiquei cansado por vários dias e meu desempenho piorou. Se eles tivessem usado o assistente de IA do Teams naquele momento, poderiam ter evitado a perda de tempo e o cansaço. Eu não percebi o quão úteis os bots de IA eram e, antes que percebesse, eu mesmo havia me tornado um gargalo.

3. Visualize o gerenciamento de projetos com Microsoft Teams

Sua equipe sabe o andamento das tarefas em tempo real? O Teams possui recursos chamados “Planejador” e “Tarefas” que permitem organizar visualmente o gerenciamento de projetos. Como você pode verificar rapidamente o andamento e o prazo das tarefas, as funções de cada membro ficam claras e evitam atrasos no trabalho.

Uma startup que o implementou reduziu os atrasos nos projetos em 50% e aumentou a produtividade de toda a equipe.

4. Gerenciamento de arquivos mais inteligente no Teams: use marcação

O compartilhamento de arquivos é um recurso poderoso do Teams, mas muitas equipes enfrentam o problema de não saber onde estão seus arquivos. É aqui que o recurso de “marcação” se torna útil. O Teams permite marcar arquivos para que você possa encontrar rapidamente documentos relacionados.

Por exemplo, ao definir tags como “materiais de reunião” ou “contrato”, você pode evitar o trabalho de procurar um arquivo específico. Se você aproveitar esse recurso, poderá reduzir significativamente o tempo gasto na pesquisa de arquivos.

Aprendendo com o fracasso:

Certa vez, eu mesmo me encontrei em uma situação em que não consegui encontrar materiais importantes no meio de um projeto, o que me deixou em pânico pouco antes de uma apresentação. Aproveitando esta oportunidade para revisar nosso gerenciamento de arquivos e marcação completa, agora podemos encontrar qualquer documento em segundos.

5. Métodos criativos de brainstorming em equipes

Acha que o brainstorming online é difícil? Na verdade, o Teams possui um recurso de “quadro branco” que permite visualizar suas ideias em tempo real.

Usando esse recurso, toda a equipe pode compartilhar livremente suas opiniões e criar diagramas e notas em conjunto para chegar a soluções mais criativas. Especialmente quando se trabalha numa equipa global, a utilização deste “quadro branco” permite uma partilha tranquila de ideias e evita discrepâncias de opiniões.

6. Minha experiência crescendo com o Teams

No início, fiquei impressionado com a quantidade de funções que o Teams possui e, para ser sincero, fiquei preocupado se conseguiria usá-lo corretamente. No entanto, à medida que experimentei os recursos passo a passo e gradualmente os incorporei ao meu trabalho, percebi como eles eram úteis. Em particular, a introdução de assistentes de IA reduziu drasticamente as tarefas rotineiras diárias, permitindo aos utilizadores concentrarem-se em tarefas importantes, o que é um grande avanço.

よ く あ る 質問 （FAQ）

Q1. Um gato aparece na frente da câmera durante uma videoconferência do Teams! O que devo fazer?

A1. Se você usar o recurso “desfoque de fundo” em sua videoconferência, não precisará se preocupar com a intrusão repentina do seu animal de estimação. Desfoque o fundo da sua câmera para que seu gato não perceba. Claro, um momento de paz com seu animal de estimação também pode ser um ótimo começo de conversa!

Q2. Meu compartilhamento de arquivos está confuso e não consigo organizá-lo.

A2. Vamos marcar seus arquivos! O Teams permite que você organize facilmente seus arquivos marcando-os. É como distinguir uma grande quantidade de documentos com post-its coloridos.

Q3. É incômodo que cada reunião demore muito.

A3. Use a fila de palestras! Ao definir antecipadamente a ordem de fala durante uma reunião, você pode reduzir discussões desnecessárias. O problema de “quem deve falar?” será resolvido.

P4. O que devo fazer quando minha carga de trabalho aumenta e o Teams se torna estressante?

A4. Agora é a hora de aproveitar as vantagens do recurso “Filtro de Notificação” do Teams. Receba apenas notificações de alta prioridade e deixe todo o resto para depois, dando-lhe tranquilidade.

P5. Como posso tornar a comunicação com os membros da equipe mais fácil?

A5. O brainstorming usando a função de quadro branco é eficaz para essa finalidade. A visualização de ideias mantém todos na equipe na mesma página.

O Microsoft Teams pode ser usado no Mac?

sim,Microsoft Teams também pode ser usado no Mac. Existe uma versão otimizada para usuários de Mac, com quase os mesmos recursos da versão para Windows. As etapas abaixo explicarão como usar o Microsoft Teams no seu Mac.

Etapas para usar o Microsoft Teams no Mac

1. Baixar e instalar

   • Baixe a versão para Mac do Microsoft Teams no site oficial. Site oficial do Microsoft Teams
   • Abra o arquivo .dmg baixado e instale o aplicativo arrastando e soltando-o na pasta Aplicativos.

2. assinar em

   • Se você tiver uma conta do Microsoft 365, entre com essa conta. Você também pode criar uma nova conta, caso ainda não tenha uma.

3. comece a usar

   • A interface e as funções básicas são as mesmas da versão para Windows, portanto, todas as funções como bate-papo, reuniões e compartilhamento de arquivos podem ser usadas sem problemas no Mac.

Usando a versão do navegador

sem instalarSafáriやGoogle ChromeVocê também pode acessar o Microsoft Teams por meio de navegadores como . Isto é especialmente útil se você quiser usá-lo sem precisar instalá-lo.

Precauções ao usar em um Mac

• Alguns recursos podem se comportar de maneira diferente dependendo da versão do MacOS e do navegador. Por exemplo, versões mais antigas do Safari podem limitar a funcionalidade de reuniões do Teams, por isso recomendamos usar a versão mais recente.

Desta forma, você pode usar o Microsoft Teams no Mac sem problemas, então fique à vontade para usá-lo para trabalho remoto e reuniões online.

Resumo: Criando o futuro com o Teams

Sua equipe agora está conectada ao mundo através da tela que se estende à sua frente. O clique silencioso de uma reunião, o deslizar de um dedo pela tela, o rolar de uma página em um documento compartilhado – cada momento é um momento para criar o futuro. Utilizar o Teams é mais do que apenas uma ferramenta, é uma forma de criar um ritmo de trabalho eficiente, coesão da equipe e ideias mais criativas.

“Está tudo bem do jeito que está?” Acho que é hora de encarar seriamente essa questão.

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