Última atualização: 2024 de setembro de 11

あVocê ainda está pesquisando arquivos em todos os lugares do seu trabalho diário? Por que não acabar com esse tempo perdido?

Como usar o SharePoint

No passado, eu também ficava preocupado com a quantidade de documentos espalhados por cada projeto. Já experimentei muitos ataques de pânico perto dos prazos porque não consegui encontrar as informações de que precisava. No entanto, as coisas mudaram completamente depois que descobri o SharePoint. Todos na equipe trabalham no mesmo lugar, as informações são organizadas e somos incrivelmente eficientes.

por favor, pense sobre isso. Se você usar esta ferramenta, ficará livre de estresse desnecessário e poderáTrabalharVocê pode se concentrar em Se você não usá-lo,Cada vez que você busca informações, você corre o risco de perder tempo e confiança valiosos, resultando em menor desempenho da equipe.

Você leu isso? Comparação completa de ferramentas de gerenciamento de 5 notas! Qual é o melhor para você?

Como usar o SharePoint: um guia completo para usuários iniciantes e intermediários

1. Em primeiro lugar

SharePointé uma poderosa plataforma baseada em nuvem fornecida pela Microsoft. Principalmente no mundo empresarial, é amplamente utilizado como uma ferramenta que melhora muito a eficiência da gestão documental e da colaboração em equipe. Se você deseja compartilhar arquivos e manter os projetos funcionando perfeitamente no seu trabalho diário, o SharePoint é a ferramenta ideal.

Por que você deve usar o SharePoint? A resposta está na flexibilidade baseada na nuvem, na capacidade de promover a colaboração em equipe e no controle central das informações.

Neste artigo, explicaremos detalhadamente os fundamentos do SharePoint para seus aplicativos. Ao ler isto, você poderá visualizar como utilizá-lo no seu trabalho diário e poderá colocá-lo em prática imediatamente.

2. Funções básicas do SharePoint

Visão geral do SharePoint

SharePoint é uma plataforma que ajuda empresas a compartilhar informações, gerenciar arquivos e colaborar. Isso permite que os usuários trabalhem perfeitamente em vários projetos e equipes e evita que as informações sejam dispersas.

Vantagens baseadas na nuvem

O SharePoint é baseado em nuvem, portanto pode ser acessado de qualquer lugar, dentro ou fora do escritório. Você também pode colaborar em documentos em tempo real, tornando o trabalho em equipe muito mais eficiente. Além disso, o backup dos dados na nuvem é sempre feito automaticamente e é totalmente seguro.

gerenciamento de documentos

Como usar a biblioteca de documentos

As bibliotecas de documentos do SharePoint centralizam e acessam facilmente os arquivos em toda a sua organização. Basta criar uma nova biblioteca, fazer upload de seus arquivos e qualquer pessoa poderá visualizá-los e editá-los. As operações de arrastar e soltar são fáceis, então até mesmo os iniciantes podem usá-lo imediatamente.

Compartilhamento de documentos e configurações de permissão

Se você deseja compartilhar arquivos com pessoas de fora da sua equipe, o SharePoint facilita isso. Ao publicar e compartilhar links, você pode definir permissões de acesso detalhadas para cada usuário, como permissões somente visualização ou edição. Isso ajuda a evitar o risco de editar acidentalmente informações confidenciais, para que você possa usá-las com confiança.

3. Colaboração em equipe no SharePoint

Crie e personalize seu site

O SharePoint facilita a criação de sites dedicados para sua equipe e a organização de seus projetos e informações em um só lugar. Além disso, você pode personalizar o design para combinar com a marca da sua empresa com logotipos e cores para uma aparência consistente e profissional.

Site de comunicação e site da equipe

Site de comunicaçãoé um site com o objetivo principal de divulgação de informações. Isso é útil para compartilhar informações unidirecionalmente em uma organização, como notícias de toda a empresa ou relatórios de progresso de projetos.

site da equipeé um site onde os membros podem interagir e colaborar em tempo real. Crie um site dedicado para cada projeto, perfeito para compartilhar arquivos e gerenciar tarefas.

Diferenças e uso de cada um

Os sites de comunicação tratam principalmente do compartilhamento de informações e os sites de equipe tratam principalmente da colaboração. Os sites de comunicação são eficazes para disseminar informações e os sites de equipe são eficazes quando várias pessoas precisam trabalhar juntas.

4. Recursos avançados do SharePoint

Automação de fluxo de trabalho

A funcionalidade de fluxo de trabalho do SharePoint permite automatizar processos de aprovação e gerenciamento de progresso de tarefas. Por exemplo, você pode configurar um fluxo de aprovação de documentos para enviar automaticamente solicitações de revisão a vários gerentes e acompanhar o progresso até a aprovação final. Ao usar esse recurso, você pode eliminar o trabalho manual e melhorar ainda mais a eficiência do trabalho.

Integração com SharePoint e Microsoft 365

Como vincular com Outlook e Teams

O SharePoint está profundamente integrado ao Microsoft 365. Carregue documentos para o SharePoint diretamente do Outlook ou compartilhe instantaneamente arquivos relacionados durante uma conversa do Teams. Essa colaboração elimina a necessidade de alternar entre diferentes ferramentas e permite que o trabalho prossiga sem problemas.

Diferenças e cooperação com OneDrive

onedriveTambém é importante saber a diferença entre SharePoint e SharePoint. O OneDrive é principalmente armazenamento em nuvem para uso pessoal, enquanto o SharePoint é adequado para compartilhar arquivos entre equipes e organizações. No entanto, você também pode compartilhar arquivos do OneDrive com o SharePoint, para maximizar a eficiência usando métodos diferentes.

5. Dicas sobre como usar o SharePoint de forma eficiente

Dicas de pesquisa de arquivos

O SharePoint possui uma função de pesquisa poderosa, mas você pode usá-la com mais eficiência se conhecer alguns truques. Por exemplo, você pode pesquisar todo o site por palavra-chave, não apenas uma pasta específica, e usar a função de filtro para restringir sua pesquisa por data ou editor.

Aproveite o controle de versão

O SharePoint salva automaticamente o histórico de versões de todos os documentos. Isso permite reverter facilmente para uma versão anterior e não há necessidade de se preocupar se você substituir acidentalmente um arquivo. Ao fazer uso total do controle de versão, você sempre pode compartilhar as informações mais atualizadas e precisas com sua equipe.

Segurança e backup

O SharePoint é protegido pela forte segurança da Microsoft. Além de definir permissões, o backup dos dados é feito automaticamente, permitindo que você responda rapidamente em caso de perda de dados. Você também pode definir proteção por senha e datas de expiração de links para arquivos que contêm informações confidenciais.

6. Resumo

O SharePoint é uma ferramenta poderosa para compartilhamento de informações e colaboração em equipe. Do gerenciamento básico de documentos à automação avançada do fluxo de trabalho, ele vem com muitos recursos que podem ajudar muito a melhorar a eficiência do seu negócio.

Use este artigo como referência e comece a pensar quais recursos são úteis para o seu trabalho. Depois, passo a passo, aproveite os recursos para aproveitar ao máximo o SharePoint e melhorar a produtividade da sua equipe.

Este infográfico explica visualmente como usar o SharePoint de maneira eficaz.

Comparação de funções do SharePoint: lista de guias por cenário de uso

Abaixo está uma lista concisa dos principais recursos do SharePoint e seus cenários de uso. Você pode ver rapidamente quais recursos atendem às suas necessidades.

Use esta tabela para ver como aproveitar os recursos do SharePoint em diferentes situações.

Como usar o SharePoint: o próximo passo para desbloquear possibilidades infinitas

SharePoint é mais do que apenas uma ferramenta de gerenciamento de documentos. É uma plataforma poderosa para gerenciar informações, aprimorar a colaboração entre equipes e até mesmo inovar todos os aspectos do seu negócio. No entanto, talvez você ainda não consiga explorar totalmente seu verdadeiro poder.

Aqui, não nos limitaremos ao “como usar” geral.Uma perspectiva únicaIremos nos aprofundar em como usar o SharePoint e apresentar maneiras específicas de melhorar ainda mais a produtividade de sua organização e de seus projetos.

Seu futuro: as informações são organizadas, as equipes se sentem conectadas e tudo funciona perfeitamente.

Imagine. As informações são organizadas naturalmente e você pode obter as informações necessárias instantaneamente. Os membros da equipe podem se concentrar em seu trabalho sem hesitação e não há necessidade de retrabalho desnecessário. O SharePoint é a chave para tornar esse futuro uma realidade.

Faça do SharePoint o “cérebro” do seu trabalho: aproveite ao máximo a automação e a IA

O SharePoint é mais do que apenas um repositório de dados; ele atua como o “cérebro” do seu negócio. Ao aproveitar a IA (inteligência artificial) e os recursos de automação, você pode eliminar tarefas repetitivas desnecessárias e automatizar seu fluxo de trabalho.

Por exemplo, automatizar envios e revisões regulares de relatórios com fluxos do SharePoint pode reduzir significativamente os processos manuais. Como se uma mão invisível estivesse controlando o seu trabalho, tarefas importantes progredirão automaticamente, permitindo que você se concentre em trabalhos mais criativos e importantes.

Soluções preparadas para o futuro

Se você está pensando: “Mas a IA parece difícil...”, não se preocupe. A Microsoft fornece ferramentas intuitivas e fáceis de usar que facilitam para qualquer pessoa aproveitar as vantagens dos recursos de IA do SharePoint.

Navegando no rio de informações: não perca os recursos de insights inteligentes do SharePoint

Aprenda como aproveitar os recursos de insights inteligentes do SharePoint para obter as informações certas sem se afogar em um mar de informações. Este recurso aprende quais documentos e arquivos importantes você usa com frequência e fornece conteúdo recomendado. Em outras palavras, o SharePoint se torna seu “concierge de informações”, ajudando você a garantir que não perderá nada importante.

A chave não é apenas coletar informações, mas obter as informações certas no momento certo.. Isso melhora muito a velocidade e a precisão da tomada de decisões.

Una verdadeiramente sua equipe: crie ferramentas personalizadas com SharePoint e PowerApps

Cada organização tem necessidades e fluxos diferentes. Agora você pode combinar o SharePoint e o PowerApps para criar aplicativos personalizados apenas para sua equipe. Isso permite que você crie fluxos de trabalho otimizados para tarefas específicas e reduz bastante trabalho desnecessário e mal-entendidos.

O poder da personalização avançada

Em vez de depender apenas de recursos padrão, você pode aumentar drasticamente a produtividade desenvolvendo ferramentas adaptadas à forma como sua equipe trabalha. Mesmo se você não tiver habilidades de programação, poderá personalizá-lo facilmente usando PowerApps.

Lições aprendidas com desafios e fracassos: histórias sobre como gerenciar o caos informacional

Certa vez, tive um projeto em que lidava com centenas de arquivos e inúmeros e-mails. Todos os dias você perde um tempo precioso procurando informações importantes, tornando seu projeto mais confuso do que avançar. Foi realmente um “caos de informação”.

Portanto, utilizamos o SharePoint para organizar todas as informações e definir permissões de acesso para cada tarefa. Como resultado, o projeto correu bem e todos os membros da equipe tiveram acesso fácil às informações de que precisavam. Essa mudança foi realmente uma virada de jogo.

Perguntas frequentes: uso avançado do SharePoint

Q1: O que é mais eficiente, SharePoint ou email?

R1: Embora o e-mail exija muito tempo para ser pesquisado, o SharePoint é um lugar onde as informações que você precisa estão esperando por você. O e-mail parecerá um antigo meio de comunicação!

P2: Os recursos de automação do SharePoint são fáceis de usar?

A2: A automação pode parecer ficção científica, mas os recursos de automação do SharePoint podem ser alcançados com o apertar de um botão. Como mágica!

Q3: O que você pode fazer além do gerenciamento de documentos?

R3: O SharePoint é mais do que apenas gerenciamento de documentos; é também o escritório virtual da sua equipe. Parece que você está sentado na mesa ao seu lado, mesmo quando não está no escritório!

Q4: Posso gerenciar vários projetos ao mesmo tempo?

A4: Sim, é possível com o SharePoint. Você pode alternar facilmente entre vários projetos, como se estivesse dirigindo na "rodovia do projeto".

P5: O SharePoint não é uma ferramenta difícil?

A5: É só o começo que parece difícil. Depois que você se acostumar, será tão natural quanto andar de bicicleta. Bem, pode ser mais fácil do que uma bicicleta!

Aprendendo com o fracasso: uma história de como aceitar a mudança levou ao sucesso

Quando introduzimos o SharePoint pela primeira vez, surgiram algumas dúvidas dentro da equipe, como: ``Podemos realmente usar esta ferramenta?'' No entanto, quando experimentámos a gestão centralizada de documentos, todos notaram imediatamente os benefícios, eliminando o stress da procura de ficheiros. Agora, nosso fluxo de trabalho melhorou drasticamente e não poderíamos imaginar fazê-lo sem o SharePoint.

Resumo: O futuro do SharePoint e o que fazer a seguir

Imagine. Uma equipa onde tudo corre bem e com informação perfeitamente organizada. Você terá um ambiente onde poderá se concentrar no que realmente cria valor, sem ser pressionado pelo tempo. Utilizar o SharePoint não significa apenas melhorar as operações comerciais. É uma ferramenta poderosa para levar todo o seu negócio um passo à frente.

E pense nisso aqui. Por que negligenciamos essa possibilidade até agora? Você já decidiu o que deve fazer para desbloquear o verdadeiro poder desta ferramenta que você já possui?

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