Última atualização: 2024 de setembro de 11

あVocê já teve problemas para gerenciar um projeto? Certa vez, tive uma pilha de tarefas antes do prazo e passei muitas noites sem dormir devido à ansiedade e ao cansaço. Tentei ao máximo fazer algo com planilhas e blocos de notas, mas o resultado foi como você pode imaginar.

Como usar o Smartsheet

A propósito, você ainda gerencia projetos complexos “manualmente”? Por que você deve mudar para o Smartsheet?

A razão é simples. Isso porque reduz o trabalho manual demorado e aumenta drasticamente a produtividade de toda a equipe. O maior medo que você pode ter se não usar o Smartsheet é perder tempo. Isto aumenta o risco de fracasso do projeto e cria o potencial de perda de confiança.

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Como usar o Smartsheet: um guia completo para gerenciamento eficiente de projetos

1. O que é Smartsheet? – Visão geral básica e suas características

Sfolha de cálculoé uma ferramenta de gerenciamento de projetos baseada em nuvem que ajuda as equipes a colaborar e trabalhar com mais eficiência. Sua maior característica é que ele tem a aparência de uma planilha, mas permite gerenciar facilmente tarefas e acompanhar o andamento do projeto.

Por que escolher o Smartsheet?

Empresas e equipes escolhem o Smartsheet por sua interface intuitiva e flexibilidade. Além de funcionalidades semelhantes ao Excel ou Planilhas Google, possui diversos recursos que permitem gerenciar com eficiência até mesmo projetos complexos. Também permite o compartilhamento de dados em tempo real e a automação do fluxo de trabalho, permitindo que todos trabalhem a partir das mesmas informações.

2. Principal objetivo e benefícios do uso do Smartsheet

O Smartsheet é usado especificamente para três finalidades:

• Gerenciamento de Projetos: você pode gerenciar centralmente o andamento das tarefas e sempre saber quem está encarregado de quê.
• Simplifique seu fluxo de trabalho: aproveite os recursos de automação para definir lembretes e notificações e eliminar tarefas manuais.
• Fortalecer a colaboração entre equipes: os dados podem ser compartilhados e editados em tempo real, para que os membros possam trabalhar juntos na mesma planilha.

Isso mantém os projetos funcionando perfeitamente e todos têm sempre acesso a informações atualizadas.

3. Explicação das funções básicas do Smartsheet

Para usar o Smartsheet de maneira eficaz, é importante primeiro compreender suas funções básicas. Aqui explicaremos detalhadamente os principais recursos.

3.1 Como usar o painel

O que é um painel? Painéis são ferramentas visuais que fornecem uma visão geral do seu projeto. Visualize o progresso e os principais números em tempo real para ajudar os gerentes a compreender todo o projeto.

Como criar um painel

Criar painéis no Smartsheet é simples. Clique no botão +Novo e selecione Painel. Organize widgets (exibições de dados e gráficos) livremente para agregar as informações necessárias.

Organização dos widgets necessários

O Smartsheet permite que você coloque uma variedade de widgets, como gráficos, KPIs e barras de progresso. Isso permite que você acompanhe visualmente o progresso da sua equipe. Por exemplo, você pode ver os prazos dos projetos e os níveis de conclusão das tarefas em gráficos, deixando claro qual deve ser seu próximo passo.

Como exibir dados em tempo real

O ponto forte do Smartsheet é que os dados são atualizados em tempo real. Os painéis exibem automaticamente informações atualizadas mesmo quando um projeto está em andamento, para que os membros da equipe possam tomar medidas imediatas.

3.2 Criando e editando planilhas

O que é uma folha?

Uma planilha do Smartsheet é um espaço de trabalho básico para gerenciamento centralizado de tarefas e dados. É semelhante a uma planilha, mas com recursos mais avançados.

Configurações básicas de planilha

Crie uma planilha usando o botão "+Novo" e adicione campos personalizados. O Smartsheet permite inserir dados em vários formatos, incluindo listas suspensas e caixas de seleção. Isto permite um gerenciamento flexível de dados de acordo com os requisitos do projeto.

Criando colunas personalizadas

Personalize as colunas para coletar as informações necessárias dependendo do seu projeto. Por exemplo, adicione colunas para rastrear a prioridade da tarefa, o responsável e o progresso para fornecer uma visão clara do seu projeto.

Como usar o gráfico de Gantt e a visualização de calendário

O Smartsheet inclui um recurso de gráfico de Gantt que permite exibir visualmente dependências e programações de tarefas. Mude para a visualização do calendário para ver rapidamente as datas de vencimento e os cronogramas das tarefas, proporcionando mais controle sobre o andamento do projeto.

3.3 Gerenciamento de tarefas e acompanhamento de progresso

O gerenciamento de tarefas é um dos recursos mais importantes do Smartsheet. Aqui, explicaremos o método de operação específico.

Como atribuir tarefas

Cada tarefa pode ser atribuída a uma pessoa. Basta inserir o nome de alguém na coluna Atribuído a em sua planilha e as tarefas serão atribuídas automaticamente a essa pessoa e você também receberá notificações.

Como verificar visualmente seu progresso

O Smartsheet permite acompanhar facilmente o progresso das tarefas usando barras e gráficos de pizza. Por exemplo, se um projeto estiver 50% concluído, você poderá vê-lo visualmente para ver rapidamente qual ação é necessária a seguir.

Dicas para uma comunicação tranquila

Você pode interagir com os membros diretamente na planilha usando o recurso de comentários. Isso permite que você se comunique sem usar e-mail ou chat e centralize as informações.

4. Recursos avançados e uso

A seguir, apresentaremos recursos avançados para usuários intermediários. Ao aproveitar ao máximo esses recursos, você pode usar o Smartsheet com ainda mais eficiência.

4.1 Utilizando fluxos de trabalho automatizados

O que é um fluxo de trabalho automatizado?

Os fluxos de trabalho automatizados do Smartsheet são recursos que executam automaticamente tarefas e notificações recorrentes. Isso pode economizar muito tempo e esforço.

Como definir lembretes automáticos

Você pode configurar lembretes automáticos para serem enviados quando o prazo se aproximar. Defina regras de planilha para enviar notificações automaticamente com base em condições específicas.

Envie relatórios periódicos automaticamente

Também existe a capacidade de enviar relatórios regulares de progresso aos membros. Isso permite compartilhar o status do projeto com as partes interessadas em tempo real e facilitar respostas oportunas.

4.2 Usando formatação condicional

O que é formatação condicional?

Esta função colore automaticamente células e linhas de acordo com as condições. Isso permite que você veja rapidamente a prioridade e o andamento das tarefas.

Configurando o destaque com base nas condições

Por exemplo, ao exibir tarefas com prazos próximos em vermelho, você pode ver rapidamente quais tarefas são de alta prioridade.

Aplicando códigos de cores de acordo com a prioridade da tarefa

Você pode gerenciar visualmente a importância das tarefas tornando as tarefas de alta prioridade em vermelho, as tarefas de média prioridade em amarelo e as tarefas de baixa prioridade em verde.

4.3 Organizar dados usando funções de relatório

Ao utilizar a função de relatório, você pode organizar os dados do seu projeto e extrair instantaneamente as informações necessárias.

Crie e personalize relatórios

O recurso de relatório do Smartsheet permite filtrar e exibir dados específicos em uma planilha. Isso permite que você compreenda facilmente o progresso e os riscos de todo o projeto.

Expresse visualmente o progresso e os resultados

Gráficos e tabelas podem ser usados ​​para comunicar visualmente o conteúdo do relatório. Isso tornará mais fácil explicar as coisas à alta administração e aos clientes.

5. Dicas práticas e melhores práticas

Aqui estão algumas dicas e práticas recomendadas para aproveitar ao máximo o Smartsheet.

5.1 Como usar modelos

O Smartsheet possui uma variedade de modelos perfeitos para gerenciamento de projetos e tarefas. Ao usá-los, você pode evitar o trabalho de criar uma planilha do zero e começar a trabalhar imediatamente.

5.2 Utilizando alertas e lembretes

Ao definir lembretes e alertas regulares com base no progresso das tarefas, você pode evitar tarefas perdidas e melhorar a produtividade de toda a sua equipe.

5.3 Como colaborar de forma eficaz com sua equipe

Para colaborar de forma eficaz com sua equipe usando o Smartsheet, é importante aproveitar as vantagens dos recursos de comentários e anexos de arquivos. Você também pode compartilhar o progresso em tempo real para manter toda a sua equipe trabalhando sem problemas.

6. Resumo e perspectivas futuras

O Smartsheet é uma ferramenta poderosa para agilizar o gerenciamento de projetos e aprimorar a colaboração em equipe. Ao compreender e utilizar completamente as funções básicas a avançadas, você pode melhorar muito a eficiência do seu negócio.

No futuro, espera-se que o Smartsheet tenha mais melhorias funcionais, incluindo avanços na automação usando IA e aprendizado de máquina, e a possibilidade de ser equipado com funções de relatórios mais avançadas. Isso o ajudará a crescer como uma ferramenta que apoiará ainda mais o futuro dos negócios.

Domine o Smartsheet para gerenciar seus projetos de maneira mais inteligente e eficiente!

Este infográfico fornece uma representação visual fácil de entender do uso do Smartsheet de gerenciamento de tarefas, uso de recursos e cumprimento de prazos de projetos.

Tabela de comparação dos principais recursos e benefícios do Smartsheet

A tabela abaixo fornece uma comparação concisa dos principais recursos do Smartsheet e seus benefícios, e mostra como cada recurso pode ajudá-lo a gerenciar seus projetos.

Esta tabela organiza os recursos básicos do Smartsheet e seus benefícios, além de fornecer um guia fácil sobre quando usar quais recursos.

Como usar o Smartsheet: o guia definitivo para evoluir drasticamente o seu negócio

もTodas as tarefas ocorrem conforme o planejado e todos na equipe estão livres de estresse.TrabalharSe existisse um mundo onde você pudesse avançar, você abriria a porta?

Imagine como dominar o Smartsheet mudará o ambiente de negócios do futuro. Chegarão os dias em que o gerenciamento de projetos será surpreendentemente tranquilo, com menos reuniões e confusões desnecessárias e economias significativas de tempo e custos. Neste guia, exploraremos ainda mais possibilidades com o Smartsheet não abordadas em artigos anteriores e mostraremos como levar seu negócio a um novo nível.

1. Como usar o Smartsheet para buscar a “evolução” em vez do “ajuste fino dos planos”

Muitas ferramentas de gerenciamento de projetos são úteis quando você começa a usá-las, mas rapidamente mostram suas limitações. Por que? Isso porque simplesmente gerenciar tarefas não é suficiente. A verdadeira evolução reside no aproveitamento dos dados para criar um ambiente onde as decisões possam ser tomadas em tempo real. É aqui que reside a força do Smartsheet.

Com o Smartsheet, você pode evoluir todo o processo, e não apenas “ajustar” planos e tarefas.

Fluxos de trabalho automatizados evitam erros e compartilham o progresso em tempo real para manter todos da sua equipe na mesma página. Esta é a chave para um projeto de sucesso.

2. “Por que o número de tarefas está aumentando?” Uma perspectiva que resolve fundamentalmente o problema

Você já se viu preso em um “poço sem fundo” onde as tarefas aumentam uma após a outra? As causas são mau planeamento, informação fragmentada e má comunicação. Usando o Smartsheet, você pode resolver esse problema fundamentalmente. Todas as suas tarefas são visualizadas e você pode ver rapidamente as dependências e o progresso, para saber o que precisa ser priorizado.

O Smartsheet é uma ferramenta poderosa para ter uma visão geral de seus projetos, e sua exibição visual de dados ajuda a evitar confusão ao gerenciar tarefas. O Smartsheet revela “problemas invisíveis” que estão impedindo o progresso dos negócios.

3. Como tornar o tempo seu amigo com o Smartsheet

Você já sentiu como se estivesse sendo perseguido por um prazo? O maior apelo do Smartsheet é a capacidade de atualizar dados em tempo real. Isso permite que você responda rapidamente a problemas inesperados à medida que eles surgem e permite que toda a sua equipe gerencie riscos rapidamente. Alertas e lembretes automatizados tornam o gerenciamento do tempo supereficiente.

Quando gerenciei manualmente tarefas em projetos anteriores, sempre fiquei preocupado com quanto tempo me restava. Porém, após a implementação do Smartsheet, conseguimos acompanhar o andamento do projeto em tempo real, livrando-nos da sensação de estarmos perseguidos pelo tempo.

4. O incrível poder do Smartsheet para visualizar “riscos invisíveis”

Você já achou difícil gerenciar os riscos do projeto? Muitos gestores são incapazes de prever os riscos com antecedência e tomam contramedidas somente depois de encontrarem um problema. O Smartsheet fornece recursos poderosos para visualizar riscos durante o desenvolvimento do projeto.

A formatação condicional permite codificar por cores e alertá-lo sobre tarefas atrasadas ou prazos futuros. Além disso, usando um gráfico de Gantt com dependências, você pode ver rapidamente quais tarefas estão afetando outras tarefas. As ferramentas visuais do Smartsheet permitem identificar riscos ocultos e responder rapidamente.

5. Uma nova abordagem para “visualizar” toda a equipe com o Smartsheet

Com o trabalho remoto se tornando a norma, é difícil ter certeza de que toda a sua equipe está caminhando na mesma direção, não é? O Smartsheet é uma ótima ferramenta para resolver esse desafio. As tarefas e o progresso são atualizados em tempo real e todos os membros têm acesso às mesmas informações, eliminando falhas de comunicação.

Por exemplo, quando liderava uma equipa remota num projeto, houve partilha insuficiente de informações entre os membros nas fases iniciais, o que prejudicou seriamente o progresso do projeto. Depois de implementar o Smartsheet, pudemos ver rapidamente as tarefas de toda a equipe e todos puderam seguir na mesma direção. Este poder de visualização é essencial para o sucesso de um projeto.

6. FAQ – Perguntas e respostas úteis

O Smartsheet é difícil de usar?

Na verdade, o Smartsheet é muito intuitivo, embora no início demore um pouco para se acostumar. Comece imediatamente a gerenciar projetos usando uma variedade de modelos e a funcionalidade de arrastar e soltar.

O que há de diferente do Excel?

Embora o Excel seja uma ferramenta de planilha poderosa, o Smartsheet é especializado em gerenciamento de projetos. O Smartsheet vem com os recursos que você precisa para agilizar seus negócios, incluindo automação e recursos de compartilhamento em tempo real.

É difícil apresentar o Smartsheet a todos os membros da equipe?

Embora possa parecer difícil à primeira vista, a interface simples e os recursos de colaboração em tempo real do Smartsheet facilitam a adoção para todos. Todos podem se concentrar no projeto imediatamente.

Quão útil é a atualização em tempo real?

Acredite ou não, o progresso das tarefas é refletido em tempo real, então você não precisa mais perguntar “O que está acontecendo nas reuniões?” Todos podem acessar as informações mais recentes.

Leva tempo para dominar o Smartsheet?

Pode levar algum tempo para começar, mas quando você se acostumar, será capaz de levar seus projetos adiante com muito mais eficiência do que os métodos tradicionais de gerenciamento.

7. Aprendendo com os erros: o momento em que descobri o poder do Smartsheet

Certa vez, trabalhei com uma equipe em um grande projeto e estava tendo problemas para gerenciar o progresso. Costumávamos compartilhar tarefas por Excel e e-mail, mas o projeto às vezes parava devido a lacunas de informação e erros. Um dia, quando experimentei o Smartsheet, consegui ver rapidamente meu progresso e organizar rapidamente minhas prioridades de tarefas. Este foi o momento em que percebi o poder do Smartsheet.

8. Resumo: Por que o Smartsheet pode transformar drasticamente seus projetos

O Smartsheet é mais do que apenas uma ferramenta; é um parceiro para ajudá-lo a desenvolver seu negócio. Atualizações de dados em tempo real, fluxos de trabalho automatizados e recursos de gerenciamento de riscos são essenciais para o sucesso do projeto. Dominar o Smartsheet ajudará sua equipe a trabalhar melhor em conjunto, seus projetos funcionarão com mais tranquilidade e você obterá resultados maiores.

Como você resolve os desafios que tem pela frente agora? Você está pronto para tentar uma nova abordagem? Pense nisso. Como você deseja mudar o futuro do seu negócio com o Smartsheet?

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