Como usar o Zapier | Quais são as 8 maneiras de melhorar drasticamente a eficiência por meio da automação?

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Última atualização: 2024 de setembro de 10

Você ainda está fazendo tarefas repetitivas manualmente? Honestamente, é uma perda de tempo. Eu costumava passar meus dias inserindo os mesmos dados repetidamente e me ocupando com a próxima tarefa. Mas um dia, de repente percebi uma coisa. "Por que estou fazendo um desperdício tão grande?"

Tela de criação de fluxo de trabalho Zapier. Esta imagem explica oito métodos de automação para tornar seu trabalho mais eficiente, como colaboração em aplicativos, execução automática de tarefas, configurações de notificação, etc.
Como usar o Zapier

O mundo mudou desde que descobri uma ferramenta de automação chamada Zapier. O trabalho problemático é feito em um instante. Quero que você experimente esse sentimento também.

Se você não adotar a automação, estará perdendo oportunidades de crescimento. É o medo de não conseguir escapar da rotina diária de trabalho e de não conseguir dedicar tempo às coisas que realmente importam.

Você leu isso? Comparação completa de 5 ferramentas de gerenciamento de memorandos/ideias! Qual deles você realmente pode usar?

Guia completo sobre como usar a ferramenta Zapier Automation que melhora drasticamente a eficiência do negócio

は じ め に

O que é Zapier?

Zapíeré uma ferramenta poderosa que permite automatizar tarefas em diferentes aplicativos. Por exemplo, quando os dados são adicionados ao Planilhas Google, eles são automaticamenteSlackSimplifique seu trabalho vinculando aplicativos, como enviar notificações para alguém ou enviar e-mails automaticamente. Isso pode ser alcançado através da construção de fluxos de trabalho automatizados chamados “Zaps”.

Por que Zapier é importante

Muitos trabalhos envolvem tarefas repetitivas, como entrada de dados e envio de notificações. Com o Zapier, você pode automatizar essas tarefas tediosas e reduzir o esforço manual. Isto não só economiza tempo, mas também evita erros e aumenta a produtividade.

Benefícios da automação

Os maiores benefícios da automação com Zapier são:economia de tempoé. Por exemplo, se a geração diária de relatórios e o gerenciamento de informações de clientes forem automatizados, você terá mais tempo para se concentrar em outras tarefas importantes. Além disso, ZapierReduza errosTambém é útil. As tarefas manuais estão sujeitas a erros humanos, mas a automação minimiza esse risco.

Noções básicas do Zapier

1. Da criação de uma conta à criação do seu primeiro Zap

Como criar uma conta

Primeiro, crie uma conta para usar o Zapier.公式 サ イ トVocê pode criar uma conta facilmente visitando, inserindo seu nome, endereço de e-mail e senha. Você também pode fazer login usando sua conta do Google ou conta da Microsoft.

Estrutura básica do Zap (Trigger e Action)

Zap éGatilho e açãoConsiste em dois elementos. Um gatilho é ``quando uma determinada condição é atendida'', e uma ação é ``uma tarefa que é executada automaticamente quando essa condição é atendida''.

Por exemplo, você pode criar um Zap que diz: “Quando uma nova entrada for adicionada a um Formulário Google (gatilho), envie uma notificação para o Slack (ação).”

Como criar seu primeiro Zap (guia passo a passo)
  1. Painel ZapierFaça login e clique em “Criar um Zap”.
  2. Selecione seu aplicativo de gatilho. Por exemplo, selecione "Formulários Google" e defina o evento acionador (por exemplo, quando uma nova entrada é adicionada).
  3. Em seguida, selecione o aplicativo de ação. Desta vez, selecione “Slack” e defina o conteúdo da notificação a ser enviada quando uma nova entrada for adicionada.
  4. Por fim, dê um nome ao seu Zap e ligue-o.

Agora você receberá uma notificação no Slack sempre que uma nova entrada for adicionada ao seu Formulário Google.

2. Diferenças entre o plano gratuito e o plano pago do Zapier

O que você pode fazer com o plano gratuito

Muitos recursos básicos estão disponíveis no plano gratuito do Zapier. Você pode criar até 5 Zaps para realizar automações simples 1:1. Além disso, pode processar até 100 tarefas por mês, o que é suficiente para pessoas físicas e pequenas empresas.

Comparação de recursos de planos pagos

Os planos pagos oferecem recursos mais avançados. Por exemplo, Zap de várias etapas ou ramificação de ação condicional (filtro ou formatador). Também aumenta o número de tarefas processadas e acelera a execução do Zap. Se você planeja usá-lo seriamente para negócios, vale a pena considerar um plano pago.

Automação avançada com Zapier

1. Criando um Zap de várias etapas

Como vincular várias ações

À medida que sua empresa cresce, pode ser necessário realizar diversas ações em um único gatilho. Zapier permite definir várias ações para um único gatilho. Por exemplo, quando um cliente conclui uma compra, você pode enviar uma notificação no Slack, adicionar automaticamente informações do cliente ao Planilhas Google e enviar um e-mail automaticamente.

Configurando ações condicionais

Os filtros do Zapier permitem automatizar processos com base nas condições. Por exemplo, você pode configurar um e-mail especial para ser enviado somente quando o valor da compra ultrapassar um determinado valor. Usar filtros dessa forma permite uma automação flexível.

2. Utilize os filtros e formatadores do Zapier

Como automatizar o processamento sob condições específicas

Os filtros permitem que você configure seu Zap para funcionar somente quando certas condições forem atendidas. Isso permite evitar processamento redundante e melhorar ainda mais a eficiência.

Formatar dados com formatador

Usando a função de formatador do Zapier, você pode converter e formatar dados automaticamente. Por exemplo, você pode alterar o formato da data ou dividir o texto. Isso permite que dados em diferentes formatos sejam vinculados sem problemas.

Integrando Zapier com outras ferramentas

1. Integração com Planilhas Google

Como criar um Zap que atualiza automaticamente os dados no Planilhas Google

O Planilhas Google é uma ferramenta frequentemente usada nos negócios. Com o Zapier, por exemplo, você pode adicionar dados automaticamente ao Planilhas Google quando um novo pedido chega ou atualizar planilhas com base em condições específicas.

2. Integração com Slack e Trello

Zap para automatizar a comunicação da equipe

Folga eTrelloé a ferramenta perfeita para comunicação de equipe e gerenciamento de projetos. Zapier permite conectar essas ferramentas a outros aplicativos para automatizar o progresso das tarefas e notificações aos membros da equipe. Por exemplo, você pode configurar uma notificação a ser enviada ao Slack quando o status de um cartão Trello for atualizado.

3. Cooperação com sistema CRM

Zap para agilizar o gerenciamento de clientes

Zapier também funciona perfeitamente com sistemas CRM. Por exemplo, se um novo leadSalesforceDepois de adicionado ao Planilhas Google, você pode salvar automaticamente as informações no Planilhas Google e sincronizar as informações dos leads com suas ferramentas de marketing por e-mail. Isso pode melhorar significativamente a eficiência das atividades de vendas.

Ideias de automação comercial usando Zapier

1. Automação de marketing

Zap automatiza o gerenciamento de leads e campanhas de e-mail

Com o Zapier, você pode agilizar seus esforços de marketing. Por exemplo, quando um novo lead é registrado, você pode adicioná-lo automaticamente à sua campanha de e-mail e enviar e-mails regulares de acompanhamento. Isso permite que você construa relacionamentos com leads de maneira eficiente.

2. Melhorar a eficiência das operações de comércio eletrônico

Automatize o processamento de pedidos e o gerenciamento de estoque

Para empresas de comércio eletrônico, o Zapier permite automatizar os processos de atendimento de pedidos e gerenciamento de estoque. Por exemplo, você pode criar um Zap que atualiza automaticamente sua lista de inventário e envia notificações às transportadoras quando novos pedidos chegam. Isso evita erros e permite que as operações prossigam sem problemas.

Solução de problemas e práticas recomendadas

1. Como lidar com erros comuns

Como ler e resolver mensagens de erro

Ao encontrar um erro com o Zapier, é importante verificar a mensagem de erro para determinar a causa. Em muitos casos, a causa é um erro de configuração ou um problema com o aplicativo vinculado. As mensagens de erro geralmente contêm dicas de soluções, portanto, leia-as com atenção primeiro.

2. Crie um fluxo de trabalho ideal usando Zapier

Como projetar um Zap eficiente

O design Zap é importante para construir um fluxo de trabalho eficiente. A ideia básica é criar Zaps simples e fáceis de entender, mas conforme seu negócio cresce, pode ser necessário combinar Zaps mais complexos. Use filtros e várias etapas para automatizar processos enxutos.

ま と め

Ao usar o Zapier para automatizar seu trabalho, você pode economizar tempo e melhorar a eficiência. O Zapier, que pode ser usado em uma ampla variedade de situações, desde indivíduos até empresas, é uma ferramenta indispensável para a eficiência empresarial moderna. Use este guia para levar seu negócio ao próximo nível com o Zapier.

Este infográfico fornece uma representação visual das comparações de planos de Zapier, tipos de automação de tarefas e ganhos de produtividade.
Este infográfico fornece uma representação visual das comparações de planos de Zapier, tipos de automação de tarefas e ganhos de produtividade.

Tabela de comparação de planos Zapier | A melhor ferramenta de automação para escolher com os planos de preços mais recentes

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A tabela abaixo compara os planos mais recentes do Zapier e resume quais recursos estão incluídos em cada plano. Encontre o plano que melhor se adapta a você e maximize a eficiência do seu negócio.

FunçãoPlano grátisPlano profissionalPlano de equipePlano empresarial
Número de ZapsIlimitadoIlimitadoIlimitadoIlimitado
Número de tarefas mensais100 件A partir de 750 (aumento em etapas)50,000 件plano personalizado
Intervalo de execuçãoA cada 15 minutosA cada 2 minutosA cada 1 minutosA cada 1 minutos
Zap em várias etapas×
formatador de caminho de filtro×〇(Não conta como tarefa)
Número de usuários1 人1 人Gestão de múltiplas equipesIlimitado
Logon único SAML××
SuporteSomente e-mailsuporte por bate-papoEquipe de suporte por chat/dedicadaEquipe de suporte dedicada

Nota: Número de tarefas indica o limite superior de tarefas que podem ser processadas por mês e Zap refere-se ao fluxo de trabalho automatizado.


Use esta tabela para escolher o plano Zapier que melhor atende às suas necessidades e experimente a economia de tempo e a eficiência que vem com a automação.

Torne o tempo invisível seu amigo com Zapier Além da automação |

Qual é o poder da automação que você não conhece?

OlhoFeche tudo e imagine um futuro onde seu negócio continuará funcionando perfeitamente sem que você precise fazer nada na próxima hora. Como você se sentiria se pudesse usar o Zapier para ir além do simples gerenciamento de tarefas e criar um ambiente onde seu negócio pudesse crescer automaticamente?

O estresse de estar sobrecarregado com tarefas desaparece e você pode se concentrar em um trabalho verdadeiramente criativo. Trata-se de ganhar o poder de controlar seu tempo.


Você está ciente do verdadeiro valor da “automação”?

A automação usando Zapier é conveniente, mas muitas pessoas não percebem seu verdadeiro potencial. Zapier tem o poder de ir além da simples redução de tarefas repetitivas, projetando o próprio fluxo do seu negócio e mudando a dinâmica da sua organização.

No entanto, enquanto muitas pessoas considerarem o Zapier um “gadget útil”, elas não perceberão seu verdadeiro valor. Qual é a diferença? Zapier é apenas uma ferramenta, uma plataforma para dar forma às suas ideias.

Aqui, gostaria de compartilhar minha experiência de uma vez ter falhado com a automação. Tentei delegar todas as tarefas ao Zapier de uma vez e acabei criando um fluxo excessivamente complexo. Como resultado, tudo funcionou sem entusiasmo e demorou mais tempo. Entretanto, ao revisar com calma e focar na “essência” de cada tarefa, conseguimos reconstruir um fluxo de trabalho simples. Esse foi o primeiro passo para o sucesso.


3 etapas para dominar o Zapier Rumo à automação real

1. “Mapeie” suas tarefas

A chave para uma automação bem-sucedida é primeiro visualizar todas as tarefas que você executa diariamente. Especificamente, descobriremos detalhadamente quais aplicativos você usa, quais informações você passa, onde e quando.

Esse processo é como organizar sua casa. Depois de ter clareza sobre a colocação e uso de tudo, você poderá ver trabalho desnecessário. E Zapier preenche essa lacuna.

Por exemplo, organize o fluxo de tarefas como ``Receber consultas de clientes usando o Formulários Google → Notificar por e-mail → Salvar dados no Planilhas Google → Notificar no Slack'' e decida quais partes devem ser automatizadas.


2. Aprenda as habilidades compostas do Zap

Zapier é basicamente um Zap simples, mas você pode construir fluxos mais avançados e precisos usando várias etapas, filtros e recursos de formatador. O que eu gostaria de recomendar aqui é:“Construindo um cenário”É uma abordagem. Isso permite projetar todo o fluxo de negócios, em vez de simplesmente automatizar tarefas.

Por exemplo, quando um profissional de marketing executa uma campanha publicitária, ele pode criar um cenário no qual os dados de cliques em anúncios são registrados automaticamente no Planilhas Google e, com base nos resultados, enviam e-mails de acompanhamento personalizados aos usuários-alvo. Você também pode usar filtros para automatizar condições, como enviar e-mails somente quando o desempenho de seus anúncios ultrapassar um determinado número.


3. Vá para o próximo nível com “cooperação”

O Zapier pode ser integrado a muitos aplicativos, mas apenas conectá-los não é suficiente. Você precisa pensar em quais aplicativos podem funcionar juntos para tornar seu trabalho mais eficiente.

Por exemplo, você pode criar um Zap que se integre ao Google Calendar, Slack e Trello, adicione tarefas ao calendário conforme elas ocorrem e envie automaticamente notificações de progresso via Slack, tornando a colaboração entre toda a equipe perfeita.

É como ser um bom maestro de orquestra. Quando cada jogador (app) joga em harmonia, tudo começa a caminhar em direção a um único objetivo.


O maior trunfo que ganhei com Zapier foi o tempo.

Foi um dia que descobri Zapier. Durante uma pausa no trabalho, de repente pensei comigo mesmo: ``Talvez eu possa contratar outra pessoa para fazer esta tarefa repetitiva que estou fazendo atualmente?'' Depois de fazer algumas pesquisas, encontrei Zapier. No início configurei alguns Zap's com algum ceticismo, mas fiquei surpreso com a eficácia deles. Eu tinha um intervalo enorme de 1 a 2 horas por dia. Como você aproveitou esse tempo? Agora posso usá-lo para planejar novos projetos e realizar reuniões criativas com os membros da equipe.


FAQ | Perguntas frequentes para economizar tempo e eficiência com Zapier

O uso do Zapier é realmente gratuito?

Zapier basicamente tem um plano gratuito que pode realizar muitas tarefas de automação. Porém, o plano gratuito tem limite de 5 Zaps e limite de 1 tarefas por mês. Se o seu negócio crescer ou se você quiser criar um Zap mais avançado, recomendamos considerar um plano pago.

O que você pode fazer com filtros e formatadores?

Os filtros permitem restringir as ações do Zap com base em critérios específicos. Os formatadores ajudam a formatar seus dados, permitindo formatar datas, dividir texto e muito mais. Isso permite uma ligação de dados suave entre cada aplicativo.

É difícil criar um Zap com múltiplas etapas?

Pode parecer difícil à primeira vista, mas na verdade é simples. Com a interface intuitiva do Zapier, basta configurar um gatilho e adicionar várias ações a ele. Você também pode adicionar filtros e etapas condicionais para criar automações mais complexas.

O Zapier é útil fora dos negócios?

Claro. Por exemplo, pode ser usado para gerenciamento de tarefas pessoais, compartilhamento de horários com a família e projetos de hobby. Por exemplo, é útil para gerenciar sua vida privada, como enviar automaticamente notificações por e-mail de informações atualizadas no Google Agenda para sua família.

Por que as pessoas não usam o Zapier?

Existe simplesmente um equívoco de que as ferramentas de automação são difíceis. No entanto, o Zapier foi projetado para ser fácil de usar, mesmo para iniciantes. Dê o primeiro passo e você ficará surpreso com sua simplicidade e eficácia.


Evolução do uso do Zapier aprendida com falhas

No passado, eu tinha tanta confiança na automação que tentava automatizar tudo de uma vez. Como resultado, as tarefas foram duplicadas e informações importantes foram deixadas de lado. Então, seguindo o conselho de um especialista, mudei para uma estratégia de priorizar e automatizar primeiro as tarefas mais complicadas. Como resultado, o trabalho tornou-se mais simples e confiável e a eficiência geral melhorou dramaticamente.


Resumo | Obtenha verdadeira liberdade desligando o “som” do seu trabalho com Zapier

Ao usar o Zapier, as tarefas diárias tediosas desaparecem silenciosamente. Antes que você perceba, você sentirá que pode assumir o controle de seu trabalho sem ficar sobrecarregado com sua agenda lotada. O som de uma tarefa desaparecendo da tela e o momento em que uma mensagem é enviada são silenciosos, permitindo que você se concentre no que realmente precisa fazer.

Neste momento, deve haver empregos diante de nós que possam ser automatizados neste exato momento. Por que deixar isso pra lá? Libertar-se dos aborrecimentos diários é apenas uma decisão simples.


Se você tiver tempo, leia isto também. Como usar o IFTTT: 5 técnicas de automação que vão mudar sua vida?



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